WYKAZ REJESTRÓW, EWIDENCJI PROWADZONYCH PRZEZ URZĄD MIEJSKI W MIROSŁAWCU

I.    Referat Organizacyjno – Prawny prowadzi:
1)    Rejestr uchwał Rady Miejskiej w Mirosławcu: Rejestr prowadzony jest w Biurze Rady Miejskiej w pok. 105 Urzędu Miejskiego w Mirosławcu. Rejestr prowadzony jest w systemie elektronicznym i tradycyjnym.
2)    Rejestr prawa miejscowego: na podstawie art. 28 ust. 2 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz.U.2011.197.1172 j.t. ze zm.) Rejestr prowadzony jest w Biurze Rady Miejskiej w pok. 106 Urzędu Miejskiego w Mirosławcu i w BIP Urzędu Miejskiego w Mirosławcu . Rejestr prowadzony jest w systemie elektronicznym i tradycyjnym.
3)    Rejestr projektów uchwał Rady Miejskiej w pok. 106 Urzędu Miejskiego  w Mirosławcu. Rejestr prowadzony jest w systemie elektronicznym i tradycyjnym na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 ze zm.).
4)    Rejestr przesyłek wychodzących  (forma elektroniczna i tradycyjna) – biuro obsługi interesanta w pok. 1 na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 ze zm.)
5)    Rejestr przesyłek wpływających  (forma elektroniczna i tradycyjna) – biuro obsługi interesanta w pok. 1 na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 ze zm.)
6)    Ewidencja delegacji służbowych - sekretariat Burmistrza pok. Nr 6 (system tradycyjny)prowadzony na podstawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Mirosławcu
7)    Rejestr upoważnień i pełnomocnictw - sekretariat Burmistrza pok. Nr 6 system tradycyjny na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 ze zm.)
8)    Rejestr zarządzeń Burmistrza pok. nr 6 system tradycyjny na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 ze zm.)
9)    Ewidencja zasobu bibliotecznego pok. Nr 106 na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 ze zm.)
10)   Ewidencja pieczęci i stempli na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 ze zm.)
11)    Ewidencja kontroli (Książka kontroli) na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 ze zm.)
12)    Ewidencja czasu pracy – na podstawie Kodeksu pracy
13)    Rejestr gminnych jednostek organizacyjnych prowadzony na podstawie  § 5 ust. 6 Statutu Gminy Mirosławiec (Uchwała nr Nr XVIII/152/2012 Rady Miejskiej w Mirosławcu z dnia 27 kwietnia 2012 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Mirosławiec Dz. Urz. Woj. Zach. pom. poz 1343, poz. 1344)   pok. Nr 8 osoba odpowiedzialna- Sekretarz Monika Stąporek

14)    Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych-– na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 poz. 1182 ze zm.).

II.    Referat Oświaty i Polityki Społecznej prowadzi:
1.    Ewidencja szkół i placówek niepublicznych – art. 82 ustawy o systemie oświaty (Dz.U.2004.256.2572 ze zm.)
2.    Ewidencja spełniania obowiązku nauki – art. 19 ust.1 pkt 2 ustawa o systemie oświaty (Dz.U.2004.256.2572 ze zm.)
3.    Rejestr instytucji kultury - na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2012 r. poz. 406 ze zm.),
4.    Gminna ewidencja zabytków – na podstawie ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami ( Dz. U. 2014 r. poz. 1446 ze zm.)
5.    Rejestr działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli na terenie Gminy i Miasta Mirosławiec art. 9b ust.2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2013 poz. 1399 j.t.)
6.    Rejestr zaświadczeń o zdaniu egzaminu na stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego – na podstawie art. 9g ust.9 ustawy Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 196 ze zm.)
7.     Ewidencja obiektów świadczących usługi hotelarskie niebędących obiektami hotelowymi oraz pól biwakowych na terenie Gminy Mirosławiec na podstawie art. 38 ust 2 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2014 r. poz.196 ze. zm.),
8.    Ewidencja działalności gospodarczej do 2010 r.– na podstawie ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej,
9.    Rejestr wydanych zezwoleń długoterminowych i jednorazowych na sprzedaż napojów alkoholowych na podstawie ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356 ze zm.)

III.   REFERAT FINANSOWY:
1.    Ewidencje podatkowe nieruchomości prowadzone w systemie informatycznym – na podstawie ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2014r. poz.849 ze zm.),
2.    Rejestr zaświadczeń w sprawach podatkowych – prowadzony w systemie tradycyjnym na podstawie Ordynacji Podatkowej (Dz. U. 2011 nr 293 poz. 1726.)
3.    Ewidencja stosowanych systemów i programów na podstawie :
1)Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2013 poz. 330);
2)Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. 2011 Nr 14 poz. 67 i Nr 27 poz. 140).

IV. Urząd Stanu Cywilnego

•        Rejestr przedpoborowych – na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2015r. poz.827 ze zm.),
•        Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych -– na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 poz. 1182 ze zm.).

•        Rejestr wyborców – na podstawie ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. Kodeks Wyborczy  i Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie rejestru wyborców oraz trybu przekazywania przez Rzeczpospolitą Polską innym państwom członkowskim Unii Europejskiej danych zawartych w tym rejestrze (Dz. U. z 2011 r. nr 158 poz 941 ze zm.)

•        Ewidencja ludności – na podstawie z dnia z 24 września 2010 r.. o ewidencji ludności i (Dz. U. z 2015 r.poz. 388),
•        Księgi USC oraz skorowidze związane z rejestracją urodzeń, małżeństw i zgonów – na podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161 poz.1688 ze zm.),

IV.  STRAŻ MIEJSKA:
Straż prowadzi ewidencję:
  1)   etatów,
  2)   wyposażenia, w tym środków przymusu bezpośredniego, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 2-7, broni palnej bojowej, urządzeń samoczynnie ujawniających i rejestrujących naruszenia przepisów ruchu drogowego, środków technicznych służących do obserwowania i rejestrowania obrazu zdarzeń w miejscach publicznych, pojazdów,
  3)   wyników działań straży.

V. Referat GOSPODARKI, INWESTYCJI i ŚRODOWISKA:

•    Rejestr zamówień publicznych – na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67) w związku z ustawą Prawo zamówień publicznych, w pok. nr 10
•   Ewidencja numeracji porządkowej nieruchomości – na podstawie ustawy z dnia 17 maja 1989r.  Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2015 r. poz. 520), w pok. nr 10

•    Ewidencja zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków na podstawie art.3 ust. 3 ustawy z z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach( Dz. U. z 2013 r. poz. 1399 ze zm.), w pok. 10

 

Rejestry i ewidencje są prowadzone przez właściwe merytorycznie stanowiska pracy, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu.
Poszczególne stanowiska pracy załatwiając sprawy Obywateli, gromadzą akta i prowadzą teczki spraw w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt, zgodnie Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
 Udostępnianie informacji z rejestrów, ewidencji i innych zbiorów odbywa się w trybie obowiązujących przepisów – w przypadku rejestrów i ewidencji „osobowych” z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, ochronie informacji niejawnych, a także tajemnicy skarbowej.