ZARZĄDZENIE NR 20 BURMISTRZA MIROSŁAWCA z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie procedur kontroli finansowej o której mowa w art. 47 ust. 2 ust. o finansach publicznych.

Załącznik Nr 1  do Zarządzenia Nr 20/2007
Burmistrza Mirosławca
z dnia 27 kwietnia 2007 r.

PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ

Dział I.
Postanowienia ogólne

§ 1. System kontroli finansowejstanowi ogół środków funkcjonalnych służących zdobyciu przez Burmistrza Miroślawca, zwanego dalej "Burmistrzem", racjonalnej pewności ze źródeł wewnętrznych że dzialalność, za którą odpowiada przebiega w sposób minimalizujący prawdopodobieństwa wystąpienia nieprawidłowości , niezgodności z prawem, błędu czy nieekonomicznych lub nieskutecznych praktyk.

§ 2. Kontrolę finansową prowadzi upoważniony przez Burmistrza pracownik Urzędu Gminy i Miasta w Mirosławcu, zwany dalej "pracownikiem kontroli" lub inne osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia kontroli.

§ 3. Celem kontroli finansowej jest:

1) badanie zgodności dzialani kontrolowanej jednostki z obowiązującymi przepisami prawa

2) ujawnienie złej organizacji pracy, niegospodarności, nierzetelności oraz braku celowości działania kontrolowanej jednostki

3) badanie prawidłowości, skutecznosci i trafności podjętych rozwiązań i dzialań oraz sposobów ich realizacji, należących do zadań własnych i zleconych gminie

4) sprawdzenie przestrzeganiarealizacji procedur prawidłowości dokonywanych wydatków ześrodków publicznych w zakresie;

a) badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczacym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych

b) zaciąganiza zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych

c) udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych

5) zbieranie i przedstawianie Burmistrzowi bieżącej, obiektywnej informacji niezbednej do doskonalenia działalności jednostek podległych oraz usprawnienia funkcji nadzoru, kontroli, koordynacji

6) ustalenie i wykazywanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych, jak również wskazanie sposobów umożliwiających usunięcie stwierdzonych negatywnych zjawisk.

§ 4. Kontrola finansowa funkcjonuje niezleżnie od kontroli wykonywanej przez inne uprawnione organy i instytucje, w tym Komisję Rewizyjną Rady Miejskiej w Mirosławcu.

Dział II.
Procedury kontroli finansowej

Rozdział 1.
Zadania pracowników prowadzących postępowanie kontrolne.

§ 5. Pracownik kontroli prowadzący postępowanie kontrolne posiada prawo wgladu do wszelkich dokumentów i materiałów niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia kontroli, w tym danych osobowych, na zasadach określonych w odrebnych przepisach. Pracownik kontroli podczas przeprowadzania kontroli ma prawo w szczególności do:

1) przebywania i swobodnego poruszania się na terenie kontrolowanej jednostki w godzinach pracy w niej obowiazujących

2) wgladu w dokumenty i materialy oraz ich pobierania i zabezpieczania

3) przeprowadzania oględzin obiektów

4) żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników kontrolowanych jednostek

5) sporządzania lub zlecania sporządzenia kontrolowanej jednostce niezbednych dla kontroli kserokopii dokumentówz poświadczeniem zgodności z oryginalem oraz wyciągów z dokumentów wraz z potwierdzeniem zestawień i obliczeń opartych na tych dokumentach.

§ 6. Do obowiązków pracownika kontroli należy w szczególności;

1) przeprowadzanie kontroli finansowej w kontrolowanej jednostce zgodnie z zasadami i trybem postępowania kontrolnego, programem kontroli i zaleceniami nadzorującego, efektywnie wykorzystując czas przewidziany na przygotowanie się do kontroli oraz jej przeprowadzenia

2) dokonywanie w sposób obiektywny ustaleń kontroli oraz rzetelnie ich dokumentowanie

3) sporządzenie dokumentów określonych w przepisach niniejszego dokumentu, w szczególnosci protokołów kontroli oraz projektów wniosków i wystąpień pokontrolnych

4) uczestnictwo w postępowaniu w sprawie rozpatrywania zastrzeżeń i uwag

5) wykonywanie innych zadań w zakresie postępowania kontrolnego zleconych przez Burmistrza

§ 7. 1. Burmistrz może postanowić o koniczności utworzenia zespołu kontrolnego, w którego skład mogą wchodzić także inni pracownicy Urzędu Gminy i Miasta w Mirosławcu.

2. Decyzję o składzie osobowym zespołu kontrolnego podejmuje Burmistrz, na wniosek pracownika kontroli. Burmitrz wyznacza wówczas ( na piśmie) kierownika zespołu kontrolnego, który dokonuje podziału czynności pomiędzy pracowników kontroli.

Rozdział 2.
Przygotowanie kontroli

§ 8. 1. Podstawą planowania dzialalności kontrolnej jest stały monitoring, gromadzenie danych i rozpoznawanie istotnych aspektów dotyczących obszarów leżących we wlaściwości kontrolnej pracownika kontroli. W procesie planowania uwzglednia się także wnioski kierowane przez pracowników i referat finansowy Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec oraz jednostki organizacyjne, a także instytucje zewnętrzne oraz obywateli m.in. w ramach wnoszonych skarg i wniosków.

2. Wnioski pracowników i referatu finansowego oraz jednostek oragnizacyjnych, dotyczące tematów i obiektów kontroli na dany rok kierowane są do pracownika kontroli do końca listopada roku poprzedzającego dany rok budżetowy.

§ 9. Pracownik kontroli przeprowadza analizę zgromadzonych informacji i wniosków a następnie dokonuje ich oceny pod kątem właściwości i przydatności w formułowaniu planów pracy.

§ 10. 1. Pracownik kontroli prowadzi kontrole na podstawie planów kontroli zatwierdzanych przez Burmistrza.

2. Plan kontroli za okres od stycznia  do grudnia jest przekładany do zatwierdzenia Burmistrzowi do dnia 30 kwietnia roku którego dotyczy.

3. Kontrole ujete w planach kontroli mają na celu zapewnienie prawidlowości przebiegu operacji gospodarczych i finansowych w kontrolowanych jednostakch i obejmują w każdym rokuco najmniej 5%wydatków ujetych w planie finansowym na dany rok.

§ 11. Kontrole zawarte w planach kontroli mogą być prowadzone jako:

1) kontrole kompleksowe (tzw. całkowite) - obejmujace calokształt węzłowych problemów funkcjonowania referatu finansowego, samodzielnego stanowiska pracy lub jednostki organizacyjnej, dotyczące zarówno gospodarowania srodkami publicznymi, jak również wykonywania zadań publicznych, obejmujące swym zakresem całokształt zagadnień finansowych kontrolowanego podmiotu, wszystkie operacje gospodarcze i odpowiadające im czynności, dokumenty i zapisy ewidencyjne,

2) kontrole tematyczne (problemowe tzw. wycinkowe) - obejmujące wybrane zagadnienia, wybrany odcinek działalności,

3) kontrole sprawdzające - obejmujace sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych,

4) kontroledoraźne - wykonywane nieregularnie, obejmujące wybrane operacje, czynności i odpowiadające im dowody w wybranych okresach.

§ 12. Postępowanie kontrolne poprzedzają czynności przedkontrolne, których celem jest uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat kontrolowanej działalności, która umożliwi przyblizenie celu i zakresu kontrolioraz zrozumienie zdarzeń, operacji i działań, które w opini pracownika kontroli mogą mieć znaczący wpływ na dzialalność objetą kontrolą.

§ 13. Przygotowanie kontroli obejmuje opracowanie programu kontroli dla kontroli planowej lub tematyki kontroli dla kontroli doraźnej. W przypadku, gdy kontrole będzie przeprowadzal zespół kontrolny następuje dobór i przygotowanie pracowników kontroli, przeprowadzenie narady przedkontrolnej oraz zatwierdzenie programu kontroli przez kierownika zespołu kontrolnego.

§ 14. 1. W razie potrzeby, kierownik kontroli podejmuje kontrole doraźne poza planem kontroli.

2. Kontrole doraźne podejmuje się w szczególności w przypadku:

1) wstępnego badania określonych zagadnień dla opracowania projektu programu kontroli (kontrola rozpoznawcza),

2) badani sposobu wykorzystania uwag i wniosków przez adresatów zaleceń pokontrolnych (kontrola sprawdzająca),

3) rozpatrywania skarg i wniosków (kontrola skargowa),

3. Decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej podejmuje Burmistrz na swój wniosek a także wniosek Skarbnika, Sekretarza, pracownika kontroli, kierownika referatu finansowego oraz kierowników jednostek.

§ 15. Przy opracowywaniu planów kontroli uwzglednia się w szczególności:

1) wyniki wcześniejszych kontroli i kontroli rozpoznawczych,

2) wyniki badań analitycznych określonych problemów oraz skarg i wniosków,

3) informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych,

4) wyniki przeprowadzonych czynności przedkontrolnych

§ 16. 1. Imienne upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydawane są według wzoru określonego w załączniku nr 1 do niniejszych procedur.

2. Upoważnienia, o których mowa w ust.1 po ich wykorzystaniu załącza się do akt kontroli.

Rozdział 3.
Dokumentowanie czynności kontrolnych

§ 17. pracownik kontroli dokumentuje przebieg i wyniki czynności przedkontrolnych oraz kontrolnych zakladając i prowadząc w tym celu akta kontroli zgodnie z odrębnymi przepisami.

§ 18. 1. Pracownik kontroli sporządza niezbędne odpisy dokumentów lub odpowiednie z nich wyciągi a także zestawienia i obliczenia na podstawie dokumentów.

2. Jeżeli zachodzi potrzeba włączenia do akt kontroli określonego dokumentu lub jego części kontroler włącza opis, potwierdzony przez kierownika jednostki kontrolowanej lub upoważnioną przez niego osobę.

§ 19. 1. Pracownik kontroli, zabezpieczająć materiały dowodowe, wystawia pokwitowanie, które pozostawia w jednostce kontrolowanej; kopie pokwitowania włącza sie do akt kontroli.

2. W razie odmowy zwolnienia materiałów dowodowych spod zabezpieczeni, pracownik kontroli przedstawia wniosek wraz ze swoim stanowiskiem Burmistrzwoi.

3. Zwrot zabezpieczonych materiałów dowodowych następuje za pokwitowaniem.

§ 20. W razie zasięgania przez pracownika kontroli informacji lub uzyskiwania wyjaśnień ustnych  informacje lub wyjasnienia powinny być utrwalone na pismie i podpisane przez osobę, która je złożyła lub przez pracownika kontroli.

§ 21. Pracownik kontroli utrwala w postaci notatki słuzbowej czynności podjęte w toku kontroli, a także zdarzenia, które maja istotne znaczenie dla ustaleń kontroli.

§ 22. W uzasadnionych przypadkach Burmistrz na wniosek pracownika kontroli może powolać zewnętrznego specjalistę lub rzeczoznawcę do przeprowadzenia wybranej kontroli.

§ 23. 1. Dokonane w postępowaniu kontrolnym ustalenia pracownik kontroli opisuje w protokole kontroli w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty.

2. Protokół kontroli powinien zawierać w szczególności:

1) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, imię i nazwisko kierownika oraz głównego księgowego,

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera,

3) datę rozpoczecia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej, z wymienieniem dni przerw w kontroli,

4) okreslenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objetego kontrolą,

5) opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy dokonanych ustaleń zawarte w aktach kontroli, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych,

6) informację o sporządzeniu załączników stanowiących część składaową protokołu oraz ich wyszczególnienie, wzmianki o sporządzonych protokołach dodatkowych, odpisach i wyciagach, zabezopieczonych dowodach itp.,

7) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie 7 dniowym zgłoszenia zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole oraz o prawie odmowy podpisania protokołu,

8) omowienie dokonanych w protokole poprawek, skresleń i uzupelnień,

9) wzmianke o doręczeniu egzemplarza protokołu kierownikowi jednostki kontrolowanej,

10) podpisy pracownik kontroli i kierownika jednostki kontrolowanej a w razie jgo nieobecności, osoby pełniącej jego obowiązki oraz miejsce i datę podpisania protokołu,

11) parafy pracownika kontroli i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie prptokołu,

12) w razie odmowy podpisania protokołu - wzmiankę informującą o przyczynach odmowy podpisania protokołu.

3. W przypadku gdy protokół zawiera informacje objete tajemnica ustawowo chronioną, zaopatruje się go w odpowiednią klauzulę.

4. Materiały z kontroli należy przechowywać w pomieszczeniu zabezpieczonym przed dostepem do nich osób nieupoważnionych.

5. Protokół z kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej a drugi pozostaje w archiwach Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec.

Rozdział 4.
Zgłaszanie i rozpatrywania zastrzeżeń dop protokołu kontroli

§ 24. 1. Przedstawiając kierownikowi jednostki kontrolowanej protokół kontroli, pracownik kontroli informuje go o przysługującym w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole.

2. Zastrzeżenia, o których mowa w ust.1 sklada się w formie pisemnej Burmistrzowi.

§ 25. 1. Pisemne zastrzeżenia złożone przez kierownika jednostki kontrolowanej do ustaleń zawartych w protokole kontroli poddawane są analizie przez pracownika kontroli.

2. Jeżeli z analizy wynika potrzeba podjecia dodatkowych czynności kontrolnych, pracownik kontroli przeprowadza je.

3. Jeżeli pracownik kontroli stwierdzi zasadność zastrzeżeń, dokonuje zmiany protokołu kontroli w ten sposób, że dołącza do niego stosowny tekst w brzmieniu odpowiednio:

1) " Ustalenia na str. ................. skreśla się",

2) "Uzupełnienie do str. ............. protokołu kontroli",

3) 'Treść ustaleń na str. ................otrzymuje brzmienie".

4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub części pracownik kontroli przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni roboczych od daty wniesienia zastrzeżeń, swoje stanowisko na piśmie po uprzednim uzgodnieniu stanowiska z Burmistrzem.

§ 26. 1. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pełniąca jego obowiązki może omówić podpisania protokołu kontroli, skladając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjażsnienie tej odmowy, które dołączone jest do niepodpisanego przez niego protokołu.

2. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, termin do złożenia wyjaśnienia o odmowie podpisania protokołu liczy sie od dnia otrzymania  ostatecznego stanowiska w sprawie rozpatrzenia tych zastrzeżeń.

3. O odmowie podpisania protokołu kontroli i złożeniu wyjaśnienia pracownik kontroli czyni wzmiankę w protokole.

4. Odmowa podpisania protokołu kotroli przez osobę, o której mowa w ust.1 nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez pracownika kontroli i realizacji ustaleń kontroli.

Rozdział 5.
Wnioski i wystąpienia pokontrolne

§ 27. 1. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku przeprowadzonego postępowania, pracownik  kontroli, po podpisaniu protokołu oraz rozpatrzeniu ewentualnych zastrzeżeń przygotowuje wnioski pokontrolne, które przedkłada Burmistrzowi.

2. Wnioski powinny zawirać informacje dotyczące przyczyn powstania nieprawidłowości, osób odpowiedzialnych stwierdzonych lub przypuszczalnych strat, propozycje konsekwencji dyscyplinarnych lub służbowych wobec wskazanych osob oraz wskazanie dalszych mozliwych  konsekwencji prawnych związanych z ustaleniami kontroli.

§ 28. 1. Burmistrz po zapoznianiu się z wnioskami pokontrolnymi zleca pracownikowi kontroli opracowanie projektu wystąpienia pokontrolnego zawierającego ocenę kontrolowanej działalności, w tym osób odpowiedzialnych za tędziałalność.

2. W projekcie wystąpienia pokontrolnego zamieszcza się w szczególności:

1) oznaczenie jdnostki kontrolowanej,

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe pracownika kontroli,

3) datę wydania zaleceń,

4) podsumowanie przeprowadzonej kontroli na podstawie protokołu kontroli,

5) końcowe ustalenia (uwagi i zalecenia dotyczące jednostki kontrolowanej,

6) termin usunięcia nieprawidłowiści wskazanych przez pracownika kontroli.

3. Pracownik kontroli przedkłada do podpisu Burmistrzowi projekt wystąpienia pokontrolnego.

4. Jednostka kontrolowana obowiązana jest w terminie , nie dłuższym niż 30 dni, od daty otrzymania podpisanego przez Burmistrza wystąpienia pokontrolnego wdrożyć zalecenia w nim zawarte i przedstawić Burmistrzowi odpowiednie sprawozdanie.

5. Sprawozdanie z realizacji zaleceń Burmistrza winno w sposób szczegółowy informować o sposobie i terminie ich załatwienia lub też, jeśli zalecenia nie mogą być zrealizowane w terminie o którym mowa w ust.4 winien być wskazany nowy termin realizacji tych zaleceń.

6. Pracownik kontroli, stosując kontrole doraźne, monitoruje wykonywanie zaleceń.

Dział III.
Postanowienia końcowe

§ 29. Całość dokumentacji kontrolnej powstałej w toku postępowań kontrolnych jest przechowywana zgodnie z odrębnymi przepisami.

§ 30. Pracownicy Urzędu, Kierownik referatu oraz kierownicy jednostek odpowiadaja za przestrzeganie niniejszych procedur.

§ 31. Pracownicy kontroli są objeci systematycznymi szkoleniami w ramach doskonalenia kadr administracyjnych.

Załącznik Nr 1do Procedur kontroli finansowej

do Procedur kontroli finansowej

.......................................................................                                          Mirosławiec, dnia ................................

(nazwa i adres jednostki kontrolowanej)

UPOWAŻNIENIE NR ............

Na podstawie § 16 ust.1 Procedur kontroli finansowej stanowiących załącznik nr 1 dozarządzenia nr 20/2007 Burmistrza Mirosławca z dnia 27 kwietnia 2007r. w sprawie procedur kontroli finansowej, o których mowa w art. 47 ust.2 ustawy o finansach publicznychupoważniam:

Pana/Panią .............................................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

do przeprowadzenia kontroli .................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

(oznaczenie kontroli)

w dniach ................................................................................................................................................

Zakres kontroli ......................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

Podstawa prawna kontroli: art.47 ust.1 i 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz.U. Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.)

...............................................                                                        .........................................................

(okrągła pieczęć)                                                                      (pieczęć i podpis osoby wydającej upoważnienie)