ZARZĄDZENIE NR 37 BURMISTRZA MIROSŁAWCA z dnia 27 maja 2010 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy i Miasta Mirosławiec

Załącznik Nr 1  do Zarządzenia Nr 37/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 27 maja 2010 r.

INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH URZĘDU GMINY I MIASTA MIROSŁAWIEC

Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i określa czynności związane z :

- przyjmowaniem dokumentów,

- wystawianiem dokumentów,

- opracowywaniem dokumentów i ich kontrolą oraz przygotowaniem do zaksięgowania,

- przekazywaniem dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami.

I. USTALENIA OGÓLNE

A. ZAWIERANIE UMÓW, WYSTAWIANIE ZLECEŃ, ZAMÓWIEŃ

1. Do zawierania umów oraz skladania zleceń i zamówień właściwą osobą jest Burmistrz Gminy lub osoba przez niego upoważniona.

W przypadku gdy czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej.

2. Wszytskie umowy podlegające rejestracji i są przechowywane przez pracowników merytorycznych, którzy je realizują.

3. Zawarcie umowy lub złożenie zamówienia, zlecenia powinno być poddane wnikliwemu badaniu pod wzgledem możliwości sfinansowania zobowiązania ze środków budżetowych ujętych w planie wydatków na rok bieżący, zgodności z przepisami prawa zamówień publicznych, legalności, celowości i doborze najkorzystniejszych warunków finansowych.

B. DOWODY KSIĘGOWE

1. Dowody księgowe wpływające do UGiM pocztą winny posiadać datę wpływu nadaną przez pracownika przyjmującego korespondencję.Dowody te (faktury, rachunki) kierowane są przez Burmistrza lub osobę upoważnioną bezpośrednio do pracowników merytorycznych, którzy (po opisaniu i akceptacji dowodu księgowego pod wzgledem merytorycznym podpisują się pod stemplem "Sprawdzono pod wzgledem merytorycznym" oraz opisują na dowodzie zgodnie z zamówieniami publicznymi - tryb w jaki zakup został dokonany) i zwracają je niezwłocznie do pracownika rejestrującego pocztę.

Po zatwierdzeniu dowodu ksiegowego przez pracowników merytorycznych dowód ksiegowy przekazywany jest niezwłocznie, za pokwitowaniem do Referatu finansowego celem sprawdzenia i zatwierdzenia pod względem formalno-rachunkowym oraz ujecia w ewidencji księgowej UGiM.

2. Dowody księgowe powinny odpowiadać warunkom okreslonym w ustawie o rachunkowości.

3. Księgowaniu podlegają jedynie sowody spełniające warunki, o których mowa w pkt 1, podpisane przez osoby upowaznione do sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone przez Burmistrza i gł. ksiegowego lub osoby upoważnione.

4. Fakt sprawdzenia dowodu winien być udokumentowany przez złożenie podpisu.

5. Zatwierdzania dowodów księgowych do realizacji dokonuje Burmistrz i gł. księgowy oraz osoby przez nich upoważnione.

6. Podpisywanie dowodów bankowych dokonują osoby upowąznione w karcie podpisów złożonej w banku.

7. Na dowodach źródłowych dotyczących waydatków podpisują się osoby:

a) upoważnione przez Burmistrza do sprawdzania pod wzgledem merytorycznym oraz opisywania i uzasadniania dokonania operacji ze wskazaniem miejsca powstania kosztów celem ustalenia właściwej podziałki klasyfikacji budżetowej,

b) odpowiedzialne za zamówienia publiczne zamieszczające adnotację o zastosowanym trybie wynikającym z ustawy o zamówieniach publicznych,

c) upowaznione do sprawdzania pod względem rachunkowym.

d) zatwierdzające dowód do wypłaty.

8. Dowody księgowe własne sporządzone przez pracowników merytorycznych UGiM np. polecenie księgowania, listy wypłat, delegacje służbowe itp. winny posiadać dołączone dokumenty lub uzasadnienie pisemne, z którego wynikać będzie, iż zostały sporządzone zgodnie ze stanem faktycznym oraz obowiązującymi przepisami prawnymi.

9. Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania i podpisywania dokumentów księgowych przedstawia załącznik nr 1/1.

10. Wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania i podpisywania dokumentów księgowych  przedstawia załącznik nr 1/2.

11. Wykaz dokumentów finansowych stosowanych w UGiM przedstawiają załączniki nr 1/3 - 1/9.

Ogólna charakterystyka i klasyfikacja dowodów księgowych.

Każda operacja gospodarcza powoduję zmiane aktywów lub pasywów albo mająca wpływ na wynik finansowy jednostki powinna być potwierdzona prawidłowo sporządzonym dowodem księgowym. Zbiór dowodów odzwierciedlający przebieg i skutki dokonywanych operacji gospodarczych i stanowiacych podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowi dokumentację księgową.

Prawidłowo wystawiony dowód księgowy opatrzony jest nazwą i symbolem, stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawiera następujące dane;

1. Określenie wystawcy i stron uczestniczących w operacji (wskazanie uczestniczących komórek).

2. Datę wystawienia dokumentu i datę dokonania operacji gospodarczej.

3. Przedmiot oraz ilościowe i wartościowe określenie operacji gospodarczej.

4. Wlasnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie.

Na każdym dokumencie musi być stwierdzenie sprawdzenia pod względem:

- merytorycznym,

- formalnym,

- rachunkowym,

oraz powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie poprzez oznaczenie odpowiednim identyfikatorem i numerem. Jezeli operacja gospodarcza dokumentowana jest kilkoma dowodami, kierownik jednostki określa, który z nich stanowi podstawę zapisów księgowych. Wszystkie rubryki w dokumencie muszą być wypełnione zgodnie z ich przeznaczeniem długopisem, piórem, pismem maszynowym lub komputerowo. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała, a podpisy osób uczestniczących w dokonywaniu operacji gospodarczej muszą być autentyczne i skladane na dowodzie długopisem, atramentem lub komputerowo. Błędne zapisy w dowodach wlasnych wewnętrznych mogą być korygowane poprzez przekreślenie błędnych zapisów z całkowitym zachowaniem ich czytelności i wpisaniu zapisów poprawnych. Przy każdej korekcie musie być data korekty i podpis osoby dokonującej poprawki. Dowody obce i własne zewnetrzne mogą być poprawione wyłącznie poprzezwystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawione jedynie poprzez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego dowodu poprawnego.

Kontrola dokumentów księgowych.

Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich:

- legalności,

- rzetelności,

- prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlających w tych dokumentach.

W celu ustalenia czy dokument odpowiada stawianym wymogom,powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.

Kontrola merytorycznapolega na zbadaniu czy:

- poniesiony wydatek jest zgodny z zatwierdzonym planem finansowym i nie spowoduje jego przekroczenia,

- dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości,

- ceny na dokumencie są zgodne z umową, cennikiem lub taryfami,

- usługę lub zakup zlecono zgodnie z prawem zamówień publicznych,

- zlecona usługa lub poniesiony wydatek jest celowy,

- usługa lub poniesiony zakup spełnia warunki rzetelności, legalności. gospodarności.

Kontroli merytorycznejdokonują poszczególni pracownicy merytoryczni w ramach otrzymanego zakresu czynności. Dokonanie sprawdzenia (akceptacji) powinno być stwierdzone na dowodzie poprzez umieszczenie i podpisanie klauzuli:

"SPRAWDZONO POD WZGLEDEM MERYTORYCZNYM"

dnia  ..................................        podpis  .............................................

Ponadto pracownicy merytoryczni opisują i uzasadniają dokonanie zakupu ze wskazaniem podziałki klasyfikacji budżetowej.

Na dokumentach dotyczących wykonania na rzecz jednostki usług obcych osoba odpowiedzialna za odbiór pracy stwierdza, że usługa została wykonana i dołącza kserokopię protokołu odbioru wykonanych prac.

Dokumenty związane z zakupem środków trwałych i innymi zakupami inwestycyjnymi mogą być przedmiotrm realizacji po dołączeniu, przez pracownika odpowiedzialnego za mienie komunalne, dowodu OT - "Przyjęcie do użytku środka trwałego".

Kontrola formalno-rachunkowapolega na stwierdzeniu czy dokument zawiera:

- określenie wystwacy,

- wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej,

- datę wsyatwienia dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartość i ilości,

- wlasnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie.

Kontrola formalno-rachunkowadokonywana jest przez głównego księgowego lub osoby upoważnione. Dokonanie kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej.

Dokumenty sprawdzone zatwierdza do realizacji Burmistrz i główny ksiegowy lub osoby upoważnione.

Dokumenty stają się dowodami księgowymi i są podstawą ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych.

C. DOKUMENTACJA OBROTU GOTÓWKOWEGO I BEZGOTÓWKOWEGO

Wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenie zaliczek

W celu zapłacenia rachunku w formie gotówkowej dopuszcza się możliwość wypłaty zaliczki. Podstawą wypłacenia zaliczki jest wniosek o zaliczke wypełniony przez pracownika, sprawdzony merytorycznie przez Sekretarza Gminy lub osoby upoważnione i zatwierdzony do wypłaty przez głównego księgowego oraz Burmistrza lub osoby upoważnione.

Na wniosku winien być określony termin rozliczenia zaliczki.Termin ten nie może przekroczyć 30 dni od daty pobrania zaliczki.Wniosek o wypłacenie zaliczki należy złożyć w Referacie Finansowym w dniu poprzedzającym jej pobranie. Pracownik Referatu Finansowego wypłacający zaliczkę jest materialnie odpowiedzialny za powierzone wartości pienięzne. Zaliczkobiorca bezpośredniu po dokonaniu transakcji rozlicza zaliczkę na formularzu "Rozliczenie zaliczki", do którego dołącza oryginalne rachunki, na które dokonano wypłaty zaliczki, sprawdzone i zatwierdzone zgodnie z nieniejszą instrukcją. różnice między kwotą pobranej zaliczki a dokonanymi wydatkami należy wpłacić lub podjąć w banku w dniu rozliczenia zaliczki. Kwoty zaliczki nierozliczone w terminie podlegają potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia.

Za zgodą Burmistra dopuszcza się możliwość wypłacenia stałej zaliczki, która winna być rozliczana nie później niż do końca roku kalendarzowego.

Rachunki kosztów podróży

Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego następuje na podstawie decyzji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

Polecenia wyjazdu służbowego ewidencjonowane są pod numerem delegacji. Dokument wystawiony jest w jednym egzemplarzu przez upoważnionego pracownika. Burmistrz lub upoważniony pracownik podpisuje polecenie wyjazdu i określa jednocześnie rodzaj środka komunikacji, którym podróż ma się odbyć. Po zakończeniu podróży służbowej związanej z odbyciem szkolenia pracownik składa bezpośrednieniu przełożonemu pisemną lub ustną informację ze szkolenia.

Dowodem kasowym będącym podstawą do wypłaty zaliczki jest odcinek druku polecenia wyjazdu służbowego lub dowodu kasowego "Kasa wypłaci". Delegacje służbowe sprawdzone merytorycznie przez Sekretarza Gminywinny być złożone do rozliczenia w Referacie Finansowym najpóźniej z terminie 7 dni po odbyciu podróży służbowej.Pracownik Referatu sprawdza pod względem formalno-rachunkowym i przedkłada do zartwierdzenia głównemu księgowemu i Burmistrzowi lub osobom posiadającym upoważnienie.

Polecenie wyjazdu służbowego dla Burmistrza podpisuje Sekretarz urzędu Gminy.

Listy płac

Podstawą sporzadzenia listy płac są angaże (przeszeregowania), zrealizowane zlecenia na pracę w godzinach nadliczbowych, wykaz przepracowanych nocy i świąt, zatwierdzone wnioski o przyznanie nagród lub premii, zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy oraz inne dokumenty wypłat jednorazowych.

Listy plac sporządza Referat Finansowy. Listy sporządza się komputerowo w jednym egzemplarzu. listy płac podpisuje pracownik sporzadzający oraz pracownik ksiegowości kontrolujący pod wzgledem formalno-rachunkowym.Kontrolę merytoryczną sprawuje pracownik prowadzący kadry UGiM.Tak przygotowane listy płac po ich zatwierdzeniu przez głównego księgowego i Burmistrza stanowią podstawę do wypłaty. karty wynagrodzeń prowadzone są komputerowo.

Wzrost wartości wynagrodzeń oraz ich pochodnych w ciągu roku kalendarzowego może nastąpić po uzgodnieniu ze Skarbnikiem Gminy, iż w budżecie Gminy będą zabezpieczone dodatkowe środki na wypatę zwiekszonych wynagrodzeń.

Świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego

Dokumenatcja dotycząca zasiłków chorobowych (opiekuńczych) przekazywana jest przez pracownika merytorycznego prowadzącego kadry do Referatu Finansowego. Pracownik merytoryczny Referatu Finansowego nalicza zasiłek chorobowy (opiekuńczy) zgodnie z obowiązującymi przepisami i wprowadza kwotę zasiłku do listy płac.

Zwolnienia lekarskie przechowywane są w dokumentacji list płac.

Wypłata nagród jubileuszowych i innych wyplat jednorazowych

Wypłata nagród jubileuszowych i innych wypłat jednorazowych nastepuje na wniosek pracownika prowadzącego kadry zatwierdzony przez Burmistrza.

Umowy zlecenia, umowy o dzieło

Umowy te powinny byc zawierane w formie pisemnej. Mogą mieć miejsce w wypadkach, gdy wykonanie danej pracy nie może byc wykonywane w ramach normalnych obowiązków pracowników UGiM lub w przypadku powierzenia okreslonej czynności osobie nie będącej pracownikiem UGiM. Umowy zlecenia i umowy o dzieło sporzadza się w dwóch egzemplarzach. z których:

- jeden otrzymuje zleceniobiorca,

- drugi otrzymuje Referat Finansowy wraz z rachunkami (oryginał).

Umowy te akceptuje Burmistrz i główny księgowy lub osoby upoważnione. Umowy zlecenia, umowy o dzieło winny byc przekazane do Referatu Finansowego w terminie umożliwiającym sporzadzenie listy płac.

Wzrost wartości umów zlecenia, umów o dzieło oraz ich pochodnych w ciągu roku kalendarzowego może nastapić po uzgodnieniu ze Skarbnikiem Gminy, iz w budżecie Gminy będą zabezpieczone dodatkowe środki na wypłatę zwiekszonych wynagrodzeń.

Tryb i zasady wypłaty wynagrodzeń

Wynagrodzenia pracownicze przekazywane sa na indywidualne rachunki bankowe. W szczególnych przypadkach wypłacane sa przez kasjera.Wynagrodzenie wyplaca się do rąk pracownika, a w wyjatkowych wypadkach do rąk innej osoby upowaznionej na piśmie przez zainteresowanego. Autentyczność podpisu pracownika na upoważnieniu musi być stwierdzona przez bezpośredniego przełożonego lub pracownika kadr.

Pracownik referatu Finansowego wyplacający wynagrodzenie jest materialnie odpowiedzialny za powierzone wartości pieniężne.

Bankowe dowody wpłaty

Dowody te służą do przyjmowania wpłat do kasy banku z nastepujących tytułów:

- zwrot zaliczek.

Czeki gotówkowe

Czeki gotówkowe winny byc wystawione przez osobę sporzadzającą "Raport kasowy" i podpisane przez osoby upowaznione. Osoba utrzymująca czek do realizacji kwituje jego odbiór w grzbiecie książeczki czekowej. Czeki nierozliczone winny być anulowane i zachowane w grzbiecie książeczki.Książeczka czekowa, po zrealizowaniu przechowywana jest w szafie metalowej Referatu Finansowego.

Polecenie przelewu

Podstawą do wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokuemntu podlegajacy zapłacie. Polecenie przelewu (dokument elektroniczny lub dokument papierowy) wystawia pracownik referatu Finansowego w czterech egzemplarzach i po podpisaniu przez upoważnione osoby składa w banku lub przesyła elektronicznie.

po zrealizowaniu przelewu UGiM otrzymuje wraz z wyciagiem bankowym ostatni egzemplarz przelewu.

Wyciągi rachunków bankowych

Otrzymane z banku wyciagi rachunków bankowych winny być sprawdzone przez pracownika księgowości z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności nalezy pisemnie je uzgodnić z bankiem finansującym.

Kwitariusze przychodowe, dowody wpłaty i dowody wyplaty

Kwitariusze przychodowe wydawane są sołtysom oraz pracownikowi, któremu zlecone są czynności pobierania opłat z targowiska miejskiego, opłaty miejscowej. osoba przyjmujaca wpłaty jest materialnie odpowiedzialna za powierzone wartości pieniężne. Rozliczenia dokonywane są na bieżąco, nie później niż w odstepach miesiecznych, a wpłaty dokonywane na konto UGiM nie później niż w odstępach miesięcznych.

Kontrolę nad zwrotem kopii kwitariuszy oraz prawidłowości dokonywanych wpłat (sumy wpłat przyjetych na kwitariusz) sprawuje pracownik referatu Finansowego rejestrujacy wydane kwitariusze przychodowe oraz księgujacy analitycznie wplat podatków i opłat.

Dowody wpłaty i wypłaty  wydawane są pracownikowi Referatu Finansowego, który sporządza "Raporty kasowe".

Zlecenia, zamówienia, umowy, decyzje i inne postanowienia powodujace zobowiazania finansowe

Pracownik merytoryczny dokonujący zlecenia, zamówienia, sporzadzający umowę lub podejmujący za zgoda Burmistrza decyzje, postanowienie powodujący powstanie zobowiazania finansowego winien sporzadzić w 2 egzemplarzach wykaz zaangazowania dokumentujący zaciagniete zobowiązanie. Do umów obejmujących wiecej niż jeden rok budżetowy sporzadza się wykaz zaangażowania dla danego roku (kwota miesieczna x12 miesięcy) i lat przyszłych ( kwota miesięczna x liczba miesięcy wykraczająca poza dany rok budżetowy z podziałem na poszczególne lata). Wykazy te winny być sporzadzone najpóxniej do 15 stycznia danego roku budżetowego lub w dniu podpisania umowy.

Na dany rok budżetowy sporzadza się, najpóźniej do 15 stycznia, jednorazowo zaangażowanie dla nizej wyszczególnionych rodzajów wydatków:

- wynagrodzenie osobowe i pochodne od płac pracowników UGiM ( do wysokości planowanych kwot),

- odpis na ZFŚS (na podstawie planowanego odpisu),

- składki na PFRON (do wysokości planowanych kwot),

- skladki na rzezc Stowarzyszeń,

- dotacje dla Ośrodka Kultury.

W przypadku zaciąganych zobowiazań dotyczacych opłat za media ( energię elektryczną, gaz, woda, c.o., rozmowy telefoniczne itp.) dopuszcza się możliwość przekazywania wykazu zaangażowania wraz z fakturą.

Zaciągniete zobowiązanie nie może spowodować przekroczenia planu wydatków w danej podziałce klasyfikacji budżetowej.

Zaangażowanie roku bieżącego i lat przyszłych stanowią poniższe wzory:

Wzór zaangazowania roku bieżącego (konto 998) z dnia

(Stempel i podpis pracownika merytorycznego)                            (Podpis i data otrzymania wykazu)

Wzór zaangażowania lat przyszłych (konto 999) z dnia

(Stempel i podpis pracownika merytorycznego)                            ( podpis i data otrzymania wykazu)

Sporządzone zaangażowanie przekazywane jest niezwłocznie do wyznaczonegopracownika referatu Finansowego rejestrującego zaangażowanie, który na 1 egzemplarzu kwituje pracownikowi merytorycznemu fakt otrzymania wykazu wraz z datą jego otrzymania.

Wyznaczony pracownik Referatu Finansowego na podstawie otrzymanych od pracowników merytorycznych wykazów zanagażowania ewidencjonuje na koncie zaangażowania (konto 998 i 999 wraz z podziałką klasyfikacji budżetowej) wartość usług, zakupów pplanowanych do sfinansowania w danym roku budżetowym oraz w latach przyszłych wpisując do PK pełną klasyfikację budżtową zgodnie z planem kont. Wykazy zaangażowania przechowywane są w oddzielnych segregatorach chronologicznie wg klasyfikacji budżetowej z podziałem na:

- Konto "998" - zaangażowanie zrealizowane - wykazy, do których wpłynęły faktury,

- Konto "998"- zaangażowanie do realizacji - wykazy , na które nie wpłynęły faktury,

- Konto "999" - zaangażowanie lat przyszłych z podziałem na poszczególne lata.

Po zakończeniu danego roku budżetowego zrealizowane wykazy zaangażowania broszuruje się łącznie z wystawionymi za dany rok budżetowy PK.

Zaangażowanie księgowane jest w FK w dniu otrzymania wykazu.

Korekta "Zaangażowania wydatków  budżetowych roku bieżącego"

Pracownik merytoryczny po otrzymaniu faktury, rachunku uzgadnia kwoty wydatku z wczesniej sporządzonym wykazem zaangażowania. W przypadku niezgodności sporządza korektę zaangażowania do odpowiedniego zestawienia zgodnie z poniższym wzorem.

Wzór korekty zaangażowania (konto 998) z dnia

(Stempel i podpis pracownika merytorycznego)                                          (Podpis i data otrzymania wykazu)

Korekta zaangażowania winna być przekazana do Referatu Finansowego wraz z fakturą, rachunkiem. W przypadku gdy kwota na fakturze jest zgodna z kwotą zamówienia  (umowy, decyzji, postanowienia pierwotnie ujetego w wykazie zaangażowania) pracownik merytoryczny zamieszcza na fakturze, rachunku adnotację, iż zobowiązanie  zostalo ujete w wykazie zaangazowania i nie podlega korekcie. Korektę sporządza się również do zobowiązań wynikających z podpisanych umów, o ile nastąpiło zwiększenie, bądź zmniejszenie zaangażowania.

Pracownik Referatu Finansowego winien uzgadniać zaangażowanie w oparciu o faktycznie poniesione wydatki wynikające z przedlożonych faktur lub rachunków z wykazami zaangażowania (korektami zaangażowania) przekazywanymi przez poszczególnych pracowników merytorycznych. korekty zaangażowania, po ich uzgodnieniu, ewidencjonowane są w dniu otrzymania korekty.

W terminie do 5 dnia roboczego po miesiącu wyznaczony pracownik Referatu Finansowego obowiązany jest do uzgodnienia zaangażowania zaewidencjonowanych na koncie "998" i "999" z zapisami na koncie wydatków, kontach rozrachunkowych UGiM stanowiacych zobowiązania pozostające do spłaty oraz wykazami zaangażowania pozostającymi do realizacji.

D. DOWODY OBROTU SKŁADNIKAMI MAJATKU TRWAŁEGO

Przyjmowanie środków trwałych pochodzących z zakupu

Dowodem uzasadniającym przyjęcie na stan środka trwałego jest druk OT - "Przyjęcie środka trwałego do użytkowania" wypełniony i podpisany przez osobę odpowiedzialną za majątek oraz Burmistrza. Dowód OT sporządza się w miesiącu, w którym środek trwały jest zdatny do użytku. Na druku tym określa się nazwę przedmiotu. W rubryce 'charakterystyka" podaje się cechy indywidualne, np. nr faktury, dane identyfikacyjne środek trwały.

Wartość przyjmowanego środka trwałego ustala się na podstawie ceny nabycia. Dowód wewnętrzny sporządza się niezależnie od innych dowodów w dwóch egzemplarzach, z których:

- oryginał dołącza się do rachunku dla potrzeb księgowości,

- kopię pozostawia się w aktach.

Likwidacja środka trwalego

Komisja likwidacyjna powołana przez Burmistrza na wniosek poszczególnych pracowników merytorycznych dokonuje oględzin sprzętu nienadającego się do użytku i kwalifikuje go do likwidacji. W przypadku sprzętu specjalistycznego (urządzenia, przyrządy, komputery itp.) potrzebna jest opinia jednostki wyspecjalizowanej w tym zakresie.

Protokół likwidacji sporządza się w dwóch egzemplarzach, który powinien zawierać:

- nazwę przedmiotów objetych likwidacją,

- dokladną charakterystykę; np. nr fabryczny, rozmiar itp.

- ilość zlikwidowana,

- cena jednostkowa,

- wartość,

- podpisy z datą i opinią członków komisji,

- sposób fizycznej likwidacji sprzętu.

protokół podpisuje pracownik materialnie odpowiedzialny oraz pracownik merytoryczny jako wnioskodawca. Protokół wraz z wypełnionym dokumentem "LT" stanowi podstawę wyksięgowania tych pozycji z książek inwentarskich po zatwierdzeniu przez Burimistrza. jeden egzemplarz protokołu likwidacji i "LT" przewodniczący komisji likwidacyjnej obowiązany jest złożyć niezwłocznie w Referacie Finansowym. Drugi egzemplarz przekazuje pracownikowi materialnie odpowiedzialnemu.

Obrót rzeczowymi składnikami majątku trwałego między jednostkami

Przekazywanie rzeczowych składników majątku trwałego następuje przy zastosowaniu druków PT - "Przekazanie środka trwałego". Druki te wystawia pracownik odpowiedzialny za gospodarke majątkiem trwalym w trzech egzemplarzach, które podpisane przez Burmistrza i pracownika materialnie odpowiedzialnego oraz skarbnika (głównego ksiegowego) jednostki przekazujacej i przyjmującej przekazuje się:

- oryginał dla Referatu Finansowego,

- kopia dla jednostki przejmującej,

- kopia do akt.

Ewidencja składników majątku trwalego

Burmistrz wyznacza pracownika materialnie odpowiedzialnego za gospodarke i ewidencję majątkiem trwałym. Pracownik ten składa osiadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzony jego pieczy majątek.

Znajdujący się w UGiM Mirosławiec majątek trwaly musi być oznakowany inicjalami UGiM i odpowiednio ocechowany.

Obowiazek ocechowania majątku trwałego ciąży na pracowniku odpowiedzialnym za majątek w UGiM. W pomieszczeniach, w których znajdują się środki trwale i pozostałe środki trwałe winny byc wywieszone spisy tych przedmiotów. Pracownik ma również obowiązek prowadzić ewidencję analityczną środków trwałych i wyposażenia.

Do ksiązki inwentarzowej wpisuej sie pojedyńcze pozycje skladników majątku zakupionych, przekazanych lub zlikwidowanych.

Uzgodnienie zapisów w księgach inwentarzowych z ewidencją ksiegową następuje wg stanu na 31 grudnia każdego roku. Dowód uzgodnienia strony potwierdzają swymi podpisami w księgach inwentarzowych (wydrukach komputerowych) oraz sporządzają protokół uzgodnienia podpisany dwustronnie obejmujący wartość majatku trwałego wg stanu na dany dzień.

Składniki majątku trwalego są objęte inwentaryzacją okresową w terminach określonych w "Instrukcji dotyczącej przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych w UGiM Miroslawiec" i każdorazowo przy zmianie pracownika materialnie odpowiedzialnego.

Gospodarka metariałowa

Za prawidłową gospodarkę materiałową odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik. Pracownicy merytoryczni składają zapotzrebowanie ma materiały biurowe. Pracownik odpowiedzialny za godpodarkę materiałową sporządza zestawienie zbiorcze poszczególnych zapotrzebowań , wystawia zamówienie i dokonuje zakupu. Zakupione materiały pracownik rozdysponuje zgodnie z zapotrzebowaniem.

fakt otzrymania materiałów potwierdzony musi być e rozdzielniku sporzadzonym przez pracownika. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę materiałową ma obowiazek prowadzic kartoteki osobistego wyposażenia poszczególnych pracowników zgodnie z obowiązujacymi przepisami.

E. POZOSTAŁA DOKUMENTACJA

Ewidencja materiałów pędnych -miesięczne karty rozliczenia pojazdów

Zakup materiałów pędnych księgowany jest bezpośrednio w ciężar kosztów. Nie przeprowadza się na koniec roku inwentaryzacji paliwa, które znajduje się bezpośrednio w baku samochodu, pompy czy kosiarki.

Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę materiałową sprawdza czy zakupione ilości materiałów pędnych zostały wpisane do miesięcznej karty. Kartę miesięczną ewidencji materiałów pędnych sporządza osoba kierująca pojazdem, podając ilość przejechanych kilometrów, ilość godzin przepracowanych, stan licznika na poczatek i koniec miesiąca oraz w momencie tankowania, a także koszty zakupu paliwa (ilość i wartość zakupionych litrów) i inne materiały eksploatacyjne.

Do karty miesięcznej sa podłączone dokumenty WZ - wydania paliwa ze Stacji Paliw lub skerokopia faktury, o ile zakup był dokonany w formie gotówkowej.

Na koniec każdego miesiąca wyznaczona osoba ( pracownik Straży Miejskiej) sporządza rozliczenie zużycia materiałów pędnych. W oparciu o powyższe dane ustala się jakie było w danym miesiącu zużycie paliwa dla pojazdu w stosunku do zatwierdzonej normy zużycia paliwa. Wyliczenie karty miesięcznej są sprawdzane przez drugiego pracownika Straży. W przypadku przepału należy wszcząć postępowanie wyjasniające, a w przypadku uznania winy obciążyć osobę kierującą.

Faktury VAT

Faktury VAT za usługi wykonywane przez UGiM lub za sprzedaż majątku, czynsz, dzierżawę itp. wystawia pracownik referatu Finansowego na podstawie zawartych umów (przekazywanych do Referatu Finansowego) lub pism otrzymanych od pracowników merytorycznych wykazujących sprzedaż majątku lub usług nieobjętych umowami. Faktury wpisywane są bieżąco do rejestru sprzedaży VAT. Uzgodnienie zapisów w rejestrze VAT ze stanami wykazanymi w ewidencji księgowej dokonywane jest na koniec każdego miesiąca nie później niż przed sporządzeniem deklaracji VAT - 7. UGiM prowadzi rejestr zakupów w przypadku, gdy VAT naliczony podlega odliczeniu od VAT należnego.

Dokumentacja zatrudnienia i stosunku pracy

Dokumenty o zatrudnieniu i stosunku pracy oraz inne dotyczace wynagrodzenia pracowników

Pracownik prowadzący kadry bieżąco aktualizuje dane dotyczace zatrudnienia, zmiany danych osobowych pracownika, informacji o ustaniu zatrudnienia oraz innych danych pracowników podlegających zgłoszeniu do ZUS niezwłocznie tj. z takim wyprzedzeniem, aby zgłoszenie przez pracownika Referatu Finsnowego zmian do ZUSnie przekroczyło 7 dni od daty zatrudnienia, zmiany danych lub ustania zatrudnienia. Kopie dokumentów zwiazanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, a w szczególności:

- umowę o pracę, akt powołania,

- pismo w sprawie odwołania, rozwiązania umowy o pracę,

- zmiana stanowiska pracy bez zmiany wynagrodzenia,

- zmiana wynagrodzenia bez zmiany stanowiska,

- zmiany danych osobowych / adresy zamieszkania, stanu rodzinnego itp.,

- zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy itp.

pracownik prowadzący akta osobowe przekazuje do referatu Finansowego, pracownikowi sporządzającemu listy plac, niezwłocznie po zaistnieniu faktu nawiązania i rozwiązania stosunku pracy lub innych zmian.

              Zaświadczenia o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia

Zaświadczenie o zatrudnieniu określające wysokość wynagrodzenia wystawia pracownik referatu Finansowego w porozumieniu z pracownikiem prowadzącym kadry i potwierdza główny księgowy lub upowązniony pracownik.

Diety radnych oraz zwrot kosztów podróży

Listy wypłaty diet oraz zwrotu kosztów podróży z tytułu używanych samochodów osobowych przez radnych gminy sporzadza upoważniony pracownik merytoryczny po akceptacji i podpisaniu dokumentów przez Przewodniczącego Rady. Wypłaty diet oraz kosztów podróży dokonuje pracownik Referatu Finansowego na podstawie listy diet oraz kosztów podróży po podpisaniu klauzuli przez pracownika merytorycznego "Zatwierdzono pod względem merytorycznym".

Delegacje radnych winny byc podpisane przez Przedowniczacego Rady. Delegacje służbowe Przewodniczacego Rady podpisywane sa przez Zastepcę Przewodniczącego.

Ewidencja dochodów podatkowych, opłat lokalnych i innych oplat niepodatkowych Gminy

1) Wymiar podatków dokonuje się na podstawie:

- rejestru gruntów,

- informacji złożonych przez podatników,

- delaracji od osób prawnych,

- wykaz środków transportowych sporzadzonych przez Starostwo oraz na podstawie deklaracji złożonych przez podatników.

Zestawienie przypisów podatków dołącza się do sporządzonego PK i ewidencjonuje w FK. Po dokonaniu wymiaru decyzje doręczane są podatnikom za pośrednictwem poczty lub pracownika UGiM.

2) Przypis opłat lokalnych dokonuje się na podstawie dowodów wpłat.

3) Przypis innych nalezności niepodatkowych dokonuje się na podstawie:

- wykazu użytkowników wieczystych sporzadzonego przez merytorycznego pracownika ds. gospodarki gruntami,

- wykazu dzierżawców sporządzonego przez merytorycznego pracownika ds. gospodarki gruntami,

- faktur w zakresie usług cmentarnych, opłat za media, sprzedaży mienia, eksploatacji składowiska odpadów komunalnych, dowozu uczniów, wydanej specyfikacji itp.,

- not księgowych w zakresie odszkodowań za lokale mieszkalne, dzierżaw obwodów łowieckich, ubezpieczeń OC, AC i NW,

- decyzji w sprawie opłat za zajęcie pasa drogowego, zwrotu nieprawidłowo rozliczonych dotacji, przekształcenia użytkowania wieczystego w prawo wlasności, kar administracyjnych,

- aktów notarialnych w zakresie odpłatnego nabycia prawa własności,

- postanowień w zakresie kar porządkowych, kosztów postępowania w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo wlasności,

- kopii mandatów karnych nałożonych przez Straż Miejską,

- informacji dotyczących oplaty eksploatacyjnej za wydobytą kopalinę ze złoża na terenie jednej gminy przekazanej przez przedsiebiorcę,

- umów zawartych z najemcami i dzierżawcami - przekazanych przez pracownika ds. gospodarki komunalnej,

- wykazu i zezwoleń wydanych przez pracownika prowadzącego zagadnienia dotyczące funduszu przeciwdziałania alkoholizmowi,

- dokumentów ustalających wosokość nalezności - sporządzonych przez firmy np. PZU, ZUS.,

- dowodów wpłat (przelewów) w zakresie pozostałych nalezności.

Przypisów nalezności dokonuje się w miesiącu ich powstania.

Ewidencja należności dochodów Skarbu Państwa

Należności z tytułu dochodów budżetowych za udostępnieni danych sa ewidencjonowane na podstawie dokumentów wpłaty przesłanych przy wyciągu bankowym.

Ewidencja i roliczenie wysłanej korespondencji

Ewidencja i rozliczenie wysłanej korespondencji prowadzona jest prze upoważnionego pracownika. Pracownik odpowiedzialny za wysyłkę korespondencji UGiM winien prowadzić "Ewidencję wysłanej korenspondencji" z oznaczeniem daty wysyłki, numerem sprawy oraz adresata pisma. Ilość wysłanych pismwinna być zgodna z ilością rozchodowanych w danym dniu znaczków pocztowych. Ewidencja wysłanej korespondencji winna zawierać:

1. date przesyłki,

2. rodzaj przesyłki:

- zwykłe,

- polecone,

- za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

- inne.

Druki ścisłego zarachowania

Celem zabezpieczenia obiegu dowodów księgowych i ważniejszych operacji finansowych wprowadza się następujące druki ścislego zarachowania:

- kwitariusze przychodowe,

- bloczki mandatów,

- dowody wpłaty,

- dowody wypłaty,

- czeki gotówkowe,

- arkusze spisu natury.

Druki ścislego zarachowania podlegają rozliczeniu ilościowemu i ewidencji w książce druków ścisłego zarachowania. Książki druków ścisłego zarachowania prowadzone są przez wyznaczonego pracownika Referatu Finansowego.

Zasady gospodarki kasowej

Dopuszcza się możliwość prowadzenia operacji kasowych w zakresie:

- wypłaty zaliczek,

- wypłaty wynagrodzeń z listy płac, umów zlecenia wyłącznie dla osób nieposiadających kont osobistych ( podjęcie gotówki w celu zwrotu nalezności przekazem pocztowym). Czynności kasowe prowadzi wyznaczony pracownik Referatu Finansowego, który jest odpowiedzialny materialnie za powierzoną gotówkę. W dniu wypłaty wynagrodzeń kasjer przelicza gotówkę i kopertuje poszczególne kwoty zgodnie z listą płac. Koperty z gotówką, do czasu ich wyplaty, przechowywane są w metalowej kasetce w szafie pancernej.Wypłata wynagrodzeń odbywa się w obecności straznika straży Miejskiej. Wypłata wynagrodzeń nastepuje po wylegitymowaniu pracownik i potwierdzeniu wlasnoręcznym podpisem na liście płac (rachunku). Nie dopuszcza się możliwości pozostawienia salda w kasie na koniec dnia operacyjnego. W przypadku nie wyplacenia gotówki z dniu wypłaty wynagrodzeń, gotówka musi być wplacona na konto Urzędu.  raporty kasowe sporzadzane sa w dniu wystąpienia operacji kasowej.

Archiwizacja

Dowody księgowe przechowuje się w siedzibie jednostki w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Dokumentacja dowodów ksiegowych oraz dokumentacji ksiegowej winna być opisana zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem  akt dla organu gminy. Okresy przechowywania akt księgowych ustalane są na podstawie załącznika do jednolitego wykazu akt dla organów gmin i związków międzygminnych wprowadzonego aktualnym Rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, za wyjątkiem zadań realizowanych w ramach pozyskiwanych środków z UE. Okres przechowywania dokumentów wynika z podpisanych umów o dofinansowanie projektu.

II USTALENIA SZCZEGÓŁOWE

A. ŚRODKI TRWAŁE I WYPOSAŻENIE

1. Przez środki trwale rozumie się składniki majątku UGiM, które muszą spełniac następujące cztery warunki:

- powinny być własnością lub współwłasnością UGiM,

- są przeznaczone na wlasne potzreby UGiM (w tym także na cele socjalne i mieszkaniowe) bądź do addania w używanie na podstawie umowy najmu lub innej umowy o podobnym charakterze,

- są kompletne i zdatne do uzywania w momencie przyjęcia ich do eksploatacji,

- przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok.

Zalicza sie do nich w szczególności:

- nieruchomości - w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

- maszyny i urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

- ulepszenia w obcych środkach trwałych.

2. Wszelkie zmiany w sposobie, miejscu uzytkowania i stanie środków trwałych oraz inwentarza w użytkowaniu muszą byc udokumentowane przez pracownika odpowiedzialnego za mienie UGiM i przekazane na piśmie do Referatu Finansowego.

Środki trwałe należy:

- oznakowac w sposób trwały,

- zabezpieczyć przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą,

- prowadzić ewidencję w księgach inwentarzowych.

Sposób i tryb przeprowadzania inwentaryzacji zawiera przepisy o sporządzeniu inwentaryzacji. Przemieszczenie środka trwałego do innego pomieszczenia nastepuje na podstawie informacji pisemnej sporządzonej w 2 egzemplarzach przez pracownika odpowiedzialnego za mienie, przy czym 1 egzemplarz przekazywany jest do Referatu Finansowego, który dokonuje przemieszczenia (zmiany użytkowania środka trwałego) w programie "Środki trwałe".

3. W ramach ewidencji szczegółowej środków trwałych następuje podziałśrodkrów trwałych według poszczególnych grup rodzajowych, to jest na:

- grunty ( grupa 0)

- budynki i lokale ( grupa 1)

- obiekty inzynierii lądowej i wodnej (grupa 2)

- kotły i maszyny energetyczne (grupa 3)

- maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania (grupa 4)

- specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty (grupa 5)

- urządzenia techniczne (grupa 6)

- środki transportu ( grupa 7)

- narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie (grupa 8)

4. Środki trwale umarza się i amortyzuje według zasad określonych w ustawie o rachunkowości według stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, tj.:

a) sukcesywnie umarza (amortyzuje) się ( w miesiącu następnym, po dniu przyjęcia środka do używania) środki trwałe, których cena zakupu lub koszt wytworzenia jest wyższa niż kwota określona w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (obecnie 3 500 zł),

b) umorzeniu w pełnej wartości, w miesiącu przyjęcia do używaniapodlegają:

- książki i inne zbiory biblioteczne,

- odzież i umundurowanie,

- meble, dywany,

- pozostałe środki trwale (wyposażenie) o wartości nieprzekraczającej  wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

5. Ewidencję szzcegółową środków trwałych prowadzi pracownik Referatu Finansowego w programie środków trwałych.

6. Wartość, po której środek trwały wprowadzony jest do ksiąg, nazywa się wartością brutto lub początkową. Wartość początkowa może być zwiększona o wartość inwestycji modernizowanych oraz powiększona lub pomniejszona o wartość obligatoryjnego przeszacowania środków trwałych. Dane ewidencji szczegółowej środków trwałych z syntetyką uzgadniane będą raz na rok.

7. Pozostałe środki trwałe ( o wartości nie przekraczającej wielkość ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych - obecnie do 3 500 zł) ewidencjonowane są przez odpowiedzialnego za mienie pracownika ilościowo i wartościowo w książce inwentarzowej według użytkowników (pomieszczeń), o ile wartość jednostkowa brutto środka jest wyższa niż 300 zł. Ponadto są umieszczane w spisie inwentarza w poszczególnych pomieszczeniach.

Dane ewidencji szczegółowej uzgadniane będą raz na kwartał na podstawie zestawienia wartości środków trwałych wynikających z podsumowania poszczególnych stron ksiązki inwentarzowej.

8. Pozostałe środki trwale i wyposażenie o wartości do 300 zł są ewidencjonowane ilościowo według uzytkowników (pomieszczeń)i umieszczane w spisie inwentarza w poszczególnych pomieszczeniach. Spisy inwentarza sporządza i bieżąco aktualizuje odpowiedzialny pracownik, który również prowadzi ewidencję ilościową "drobnego sprzętu".

9. Oznakowanie środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych następuje przed oddaniem środka do użytkowania. Za oznakowanie środków trwałych odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik.

10. Przez wartości niematerialne i prawne nabyte przez UGiM prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystywania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do uzywania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

- autorskie prawa majatkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

- prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz ozdobniczych,

- nabyta wartość firmy,

- koszty zakończenia prac rozwojowych.

Wartości niematerialne i prawne umarzane są sukcesywnie, o ile wartość brutto przekracza 3 500 zl, natomiast poniżej 3 500 zł są umarzane jednorazowo.

Umorzenie wartości oprogramowania komputerów - 24 m-ce. Naliczanie umorzenia rozpoczyna się od pierwszego miesiąca następujące po miesiącu, w którym ujeto je w ewidencji ksiegowej i do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie wysokości umorzenia z ich wartością brutto.

Zabepieczenie i ochrona składników majątkowych

1. Za prawidłową gospodarkę składnikami majątkowymi UGiM odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik.

2. Przemieszczeń wyposażenia między użytkownikami dokonać można w porozumieniu i za zgodą pracownika sprawującego nadzór nad mieniem, który zawiadamia o zmianie uzytkowników Referat Finansowy, o ile wartość wyposażenia przekracza 3 500 zł.

3. O nieodpłatnym przekazaniu składników majątkowych innym jednostkom gminnym decyduje Burmistrz. W innym przypadku jest to dozwolone na podstawie uchwały organu gminy.

4. Likwidacji składników majątkowych  dokonuje Burmistrz na podstawie wniosków użytkowników bezpośrednich określających przyczyny likwidacji. Protokół likwidacji sporządzony przez pracownika sprawującego nadzór nad mieniem i zatwierdzony przez Burmistrza podlega przekazaniu do ksiegowości.

5. Wszyscy pracownicy UGiM zobowiazani są do dbałości o wyposażenie oraz właściwe zabezpieczenie w trakcie użytkowania.

Plan amortyzacji (umorzeń) oraz zasady umarzania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

1. Środki trwałe, których wartość przekracza kwotę określoną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych - obecnie 3 500 zł należy amortyzować (umarzać) metodą liniową zgodnie z aktualnym ( w dniu przyjęcia środka trwałego do użytkowania) stawkami amortyzacyjnymi. Do planu amortyzacji (umorzenia) należy przyjąć stawki określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

2. Środki trwałe zaliczane do grupy pozostałych środków trwałych, tj. o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych - obecnie 3 500 zł, odzież i umundurowanie oraz meble i dywany umarzane są poprzez odpisanie w koszty jednorazowo ich wartości w miesiącu przyjęcia ich do używania.

3. Wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza wartość ustaloną w przepisach o podatku dochodowym amortyzowane i umarzane są sukcesywnie.

pozostałe wartości niematerialne i prawne, o wartości nie przekraczającej  kwoty określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych - obecnie 3 500 zł, umarzane są jednorazowo w pełnej wartości poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do użytkowania.

Odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) środków trwałych winny być dokonywane raz w roku za okres całego roku w terminie umożliwiającym ich ujęcie w sprawozdaniach rocznych.

B. FORMY WSPÓŁPRACY SAMORZĄDU Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI

Gmina i Miasto Mirosławiec realizuje działalność w sferze zadań publicznych o których mowa w programach współpracy z organizacjami pozarządowymi uchwalanych przez Radę Miejską w Mirosławcu do 30 listopada danego roku na rok następny.

burmistrz po ogłoszeniu otwartego konkursu ofert wybiera i zatwierdza oferty spełniające warunki określone w odrębnych przepisach.

Wyplata środków na dofinansowanie organizacji pozarządowej odbywa się na podstawie zawartej umowy sporządzonej przez pracownika merytorycznego oraz harmonogramu wykorzystania przyznanych środków finansowych. Wypłata środków pieniężnych następuje na podstawie dyspozycji przelewu zatwierdzonej przez Burmistrza, w której podana jest nazwa organizacji pożytku publicznego, numer konta, wysokość środków oraz oznaczenie działu, rozdziału i paragrafu.

Organizacja pożytku publicznego winna rozliczyć się z przyznanej dotacji w terminie określonym umową.

Po otrzymaniu rozliczenia pracownik merytoryczny sprawdza jego prawidłowość i celowość poniesionych wydatków. Po rozliczeniu danej organizacji pozarządowej przekazuje do referatu Finansowego pisemna informację, iz dotacja została wykorzystana celowo i zgodnie z przeznaczeniem. W przypadku wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem pracownik merytoryczny sporzadza decyzję o zwrocie środków, którą niezwłocznie przekazuje do Referatu Finansowego.

W przypadku nie wykorzystania środków w części ( o ile organizacja nie zwróciła w terminie wskazanym w umowie) pracownik merytoryczny sporządza decyzję o zwrocie środków, którą niezwlocznie przekazuje do referatu Finansowego.

C. WYDATKI STRUKTURALNE

Pracownik Referatu Finansowego dokonuje wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków budżetowych jednostki budżetowej Urzędu Gminy i Miasta.

Przy wykazaniu wydatków na cele strukturalne obowiązuje zasada, że do zestawienia wydatków należy przyjmować wyłącznie wydatki tego podmiotu, który poniósł ostateczny koszt realizacji zadania. Wydatki strukturalne obejmują wyłącznie krajowe wydatki publiczne  poniesione na cele strukturalne. Kwoty wydatków nalezy przyporządkować odpowiednim obszarom, kategoriom i podkategoriom zgodnie z instrukcją Rb-WSa i wpisać wg wzoru stempla na dokumencie stanowiącym podstawę wypłaty wydatku.

Wzór stempla

"Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego w wysokości .................... ( słownie .......................)

Kod ..............................

Data .............................              Podpis ......................"

Wydatki strukturalne kwalifikuje główny księgowy lub osoba upowazniona. rejestracja wydatków na cele strukturalne wg klasyfikacji wskazanej na stemplu dokonywana jest bieżąco na odpowiednim koncie pozabilansowym przez upoważnionego pracownika referatu Finansowego.

Głowny księgowy lub osoba upoważniona sporzadza sprawozdanie Rb-WSa z wykonania wydatków strukturalnych w terminie do 31 marca nastepnego roku po roku budżetowym. Dane w zestawieniu wykazuje się w złotych i groszach. Łączne sprawozdanie Rb-WSa ( zawszystkie jednostki organizacyjne j.s.t) sporządza Skarbnik lub osoba upoważniona w terminei do 30 kwietnia po roku budżetowym. Dane w zestawieniu łącznym wykazuje się w tysiącach złotych.

Załącznik Nr 1/1 do Zarządzenia Nr 37/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 27 maja 2010 r.

Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania i podpisywania dokumentów księgowych

1. Pod względem merytorycznym

2. Pod względem formalno-rachunkowym

3. Upoważnionych do zatwierdzania dokumentów do wypłat

4. Odpowiedzialnych za zamówienia publiczne

Załącznik Nr 1/3 do Zarządzenia Nr 37/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 27 maja 2010 r.

Wykaz dokumentów finansowych stosowanych w Urzędzie Gminy i Miasta Mirosławiec

Załącznik Nr 1/4 do Zarządzenia Nr 37/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 27 maja 2010 r.

Wykaz dokumentów dotyczących rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

Załącznik Nr 1/5 do Zarządzenia Nr 37/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 27 maja 2010 r.

Wykaz dokumentów dotyczących rozliczenia z Urzędem Skarbowym

Załącznik Nr 1/6 do Zarządzenia Nr 37/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 27 maja 2010 r.

Wykaz dokumentów dotyczących inwestycji oraz środków trwałych

Załącznik Nr 1/7 do Zarządzenia Nr 37/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 27 maja 2010 r.

Wykaz dokumentów dotyczących zatrudnienia, wypowiedzenia oraz płac

Załącznik Nr 1/8 do Zarządzenia Nr 37/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 27 maja 2010 r.

Wykaz dokumentów stosowanych w zakresie sprzedaży usług i towarów