ZARZĄDZENIE NR 56 BURMISTRZA MIROSŁAWCA z dnia 30 czerwca 2010 r. w sprawie instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzedzie Gminy i Miasta w Mirosławcu

Załącznik Nr 1  do Zarządzenia Nr 56/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 30 czerwca 2010 r.

INSTRUKCJA w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzedzie Gminy i Miasta w Mirosławcu

§ 1. 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania.

2. Druki ścislego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabepieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu zalożonej 'Księdze druków ścisłego zarachowania" stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjetych i wydanych oraz zwróconych formularzy każdorazowo wyprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się takie formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W Urzedzie Gminy i Miasta w Mirosławcu do druków ścisłego zarachowania zalicza się:

- czeki gotówkowe (książeczki czekowe)

- kwitariusze przychodowe,

- arkusze spisu z natury,

- dowody wypłaty - KW (kasa wyda)

- dowody wpłaty - KP (kasa przyjmie)

- miesięczna karta pracy samochodu osobowego (KSO)

- mandaty karne,

- świadectwo miejsca pochodzenia zwierząt,

- bloczki opłaty targowej.

§ 2. 1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

- przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,

- bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków scisłego zarachowania,

- oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez Kierownika jednostki.

§ 3. 1. Kierownik jednostki jest zobowiązany umozliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarke drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieża lub zniszczeniem.

§ 4. 1. Każdy egzemplarz druku ścislego zarachowania, który nie posiada nadanych przez drukarnię serii i numerów, należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym.

2. poszczególne bloki dowodów wpłaty i wyplaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaewidencjonować przychód w księdze druków ścisłego zarachowania.

3. Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania numerów w ciągu roku. Na okładce nalezy wpisać numery kart bloku.

4. Arkusze spisu z natury równiez traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, nadaje sie im kolejny numer i od tego momentu sa drukami ścislego zarachowania.

5. Niedopuszczalne jest wydanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.

§ 5. Ewidencję wszystkich druków ścislego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi załacznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

§ 6. 1. Podstawę zapisów w księdze ścisłego zarachowania stanowią:

- dla przychodu - sprawdzenie pod wzgledem formalnym druków przez osobę materialnie odpowiedzialną i dokonanie wpisu do księgi ścisłego zarachowania,

- dla rozchodu - podpis osoby odbierajacej złożony w księdze druków ścisłego zarachowania .

2. Zapisy w księdze druków ścislego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem koloru niebieskiego. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omylkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna, obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności ( art.25 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości)

3. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego.

§ 7. 1. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać przez okres pięciu lat. Dotyczy to także druków anulowanych. Druki nieaktualne - niewykorzystane należy przedziurkować i przekazać do archiwum.

2. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisywanie adnotacji "anulowano" wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowane, naeży pozostawić w bloku, a luźne druki nalezy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

§ 8. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz na rok. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury nalezy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.

2. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym.

§ 9. 1. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradziezy) nie wydanych druków ścisłego zarachowania nalezy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków.

2. Po stwierdzeniu zaginięcia lub kradziezy drukó ścisłego zarachowania należy:

- uzyskac wyjasnienie osoby, która dopuściła do zagubienia lub kradzieży,

- sporządzić protokół zaginięcia lub kradzieży,

- w przypadku zaginięcia lub kradfzieży czeków, powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał,

- w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję,

- podanie do publicznej wiadomości (prasa lokalna i strona internetowa www. miroslawiec.pl) informacji o unieważnieniu zagubionych lub skradzionych druków ścisłego zarachowania z podaniem danych wyszczególnionych w § 9 pkt 3 ppkt b) i f).

3. Informację, zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dnae:

a) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,

b) dokładne cechy zaginionych druków - numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczeci,

c) datę zaciniecia druków,

d) okoliczności zaginięcia druków,

e) miejsce zaginięcia druków,

f) nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu ) jednostki ewidencjonującej druki.

4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania nalezy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścislego zarachowania.

5. W przypadku odnalezienia wczesniej zaginionych unieważnionych druków, należy przekazac je do archiwum.

Załącznik Nr 1/1 do Zarządzenia Nr 56/2010
Burmistrza Mirosławca
z dnia 30 czerwca 2010 r.

Księga D.
RUKÓ ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

....................................................                                                                                                                                                                        ....................................................

(nazwa jednostki)                                                                                                                                                                                      (nazwa druku)

Księga .

.....................................................                                                                                                                                            .......................................................

pieczęć okrągła jednostki (m.p.)                                                                                                                                                          podpis