ZARZĄDZENIE NR 67 BURMISTRZA MIROSŁAWCA z dnia 1 października 2013 r. w sprawie procedury publikacji i aktualizacji informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec.

Zarządzenie Nr 67
Burmistrza Mirosławca

z dnia 1 października 2013 r.

w sprawie procedury publikacji i aktualizacji informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec

Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8  marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. 2013 r., poz. 594) i ustawy z dnia 6  września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001 r. Nr 112, poz. 1198 ze zm.1)) oraz § 15 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10 poz. 68), Burmistrz Mirosławca zarządza, co następuje:

§ 1. 1. Zarządzenie określa procedurę publikacji i aktualizacji informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec.

2. Urząd Gminy i Miasta Mirosławiec prowadzi stronę Biuletynu Informacji Publicznej pod  adresem www.bip.miroslawiec.pl, zwaną dalej BIP.

§ 2. Publikowanie i aktualizacja w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec odbywa się zgodnie z wymogami ustawy z dnia 6  września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001 r. Nr 112, poz. 1198 ze zm.2)) i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10 poz. 68).

Rozdział 1.
Słownik pojęć

§ 3. Użyte w treści określenia oznaczają:

1) zespół redakcyjny BIP - osoby wyznaczone do wykonywania zadań związanych z prowadzeniem BIP, a w szczególności zamieszczania w nim informacji publicznych;

2) redaktor naczelny - osoba, która odpowiada za aktualizację wpisu rejestracyjnego na stronie głównej Biuletynu Informacji Publicznej, zamieszcza i aktualizuje określone treści informacji w jednym lub wielu działach BIP oraz prowadzi zespół redakcyjny BIP;

3) redaktor - osoba, która odpowiada za zamieszczanie i aktualizację treści określonych informacji w jednym lub wielu działach BIP;

4) dział BIP - wydzielony obszar menu przedmiotowego BIP, w którym publikowane są informacje z danej dziedziny;

5) struktura BIP - główne elementy graficzne i funkcjonalne strony BIP i ich rozmieszczenie względem siebie;

6) panel aktualizacyjny - element oprogramowania serwera umożliwiający dostęp (po podaniu identyfikatora i hasła dostępu) do merytoryki BIP w celu dokonania niezbędnych zmian w treści informacji publicznych udostępnianych w BIP;

7) administrator BIP - operator systemu, przedsiębiorstwo, które na mocy umowy z Gminą i Miastem Mirosławiec odpowiada za utrzymanie, serwisowanie systemu informatycznego dedykowanego do prowadzenia podmiotowej strony BIP oraz bezpieczeństwo danych stanowiących zawartość strony BIP;

8) forma elektroniczna informacji publicznej - jawna treść dokumentu urzędowego w postaci plików z danymi w następujących formatach: DOC., RTF., TXT., XLS., PPT., PDF. (PDF. generowany w sposób umożliwiający przeszukiwanie tekstu dokumentu, którego postać umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu)łączniez zeskanowanym oryginałem dokumentu w formie obrazu; natomiast w przypadku dokumentu pochodzącego od instytucji zewnętrznych zeskanowany obraz dokumentu;

9) pracownik - osoba zatrudniona w Urzędzie Gminy i Miasta Mirosławiec;

10) karta usługi - opis usługi (sprawy) świadczonej na rzecz interesantów przez Urząd Gminy i Miasta Mirosławiec;

11) e-BOI - elektroniczne biuro obsługi interesanta, gdzie znajdują się informacje dotyczące sposobu i form załatwienia spraw zarówno metodą tradycyjną - papierową, w tym wzory dokumentów (wnioski, formularze itp.), jak i poprzez formularze elektroniczne umożliwiające załatwienie niektórych spraw drogą elektroniczną za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP;

12) informacja publiczna - informacja w rozumieniu art.1 ust. 1  ustawy z dnia 6  września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112 poz. 1198 ze zm.)

Rozdział 2.
Zespół redakcyjny BIP

§ 4. 1. Tworzy się zespół redakcyjny BIP.

2. W skład zespołu wchodzą:

1) redaktor naczelny;

2) redaktorzy BIP.

3. Wykaz członków zespołu redakcyjnego BIP wraz z danymi umożliwiającymi kontakt z nimi publikowany jest na stronie BIP.

§ 5. 1. Redaktorem naczelnym jest osoba zatrudniona na stanowisku kierownika Referatu Organizacyjno - Prawnego Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec.

2. Do zadań redaktora naczelnego należy w szczególności:

1) aktualizacja wpisu rejestracyjnego na stronie głównej Biuletynu Informacji Publicznej prowadzonej przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej, na zasadach określonych przez Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10 poz. 68);

2) określanie sposobu publikowania informacji w BIP oraz przekazywanie wiedzy na ten temat członkom zespołu redakcyjnego BIP;

3) nadawanie, modyfikowanie i usuwanie uprawnień do panelu administracyjnego BIP, pozwalających na dokonywanie zmian w treści informacji publicznej udostępnionej na stronie podmiotowej BIP;

4) modyfikacja struktury strony BIP, w tym przyjmowanie, weryfikacja i realizacja wniosków dotyczących jej modyfikacji;

5) współpraca z redaktorami działów, udzielanie im niezbędnej pomocy technicznej w celu realizacji zadań związanych z prowadzeniem BIP, w tym przekazywanie zaleceń oraz egzekwowanie prawidłowego ich wykonania;

6) przeprowadzanie szkoleń z funkcjonalności i obsługi panelu administracyjnego CMS dla zespołu redakcyjnego i organizowanie innych szkoleń i spotkań dla zespołu redakcyjnego BIP;

7) współpraca z administratorem BIP, w tym niezwłoczne zgłaszanie mu informacji o awariach
i nieprawidłowościach w technicznym funkcjonowaniu BIP oraz nadzorowanie prawidłowego ich usunięcia;

8) publikowanie i aktualizacja kart usług, opisujących usługi świadczone przez urząd;

9) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem BIP;

10) zlecanie redaktorom niezbędnych czynności w celu zachowania spójności informacji zamieszczanych w BIP;

11) zamieszczanie i aktualizowanie określonych treści informacji w jednym lub wielu działach BIP.

3. W przypadku nieobecności redaktora naczelnego BIP jego obowiązki przejmuje wyznaczony przez niego spośród członków zespołu redakcyjnego zastępca.

§ 6. Do zadań redaktora należy w szczególności:

1) publikowanie i aktualizowanie informacji w dziale BIP, do prowadzenia, którego został wyznaczony;

2) terminowe i prawidłowe zamieszczanie w BIP informacji publicznych przeznaczonych do publikacji, wraz z oznaczeniem dla każdej z nich: daty wytworzenia, tożsamości osoby która wytworzyła lub odpowiada za jej treść, okresu przez jaki informacja powinna być opublikowana w BIP;

3) przechowywanie informacji publicznych w formie, w jakiej zostały one przekazane do publikacji;

4) współpraca z innymi pracownikami, w zakresie związanym z publikowaniem w BIP tych informacji, za których wytworzenie lub przechowywanie są oni odpowiedzialni;

5) udzielanie wszystkim zainteresowanym pomocy i wyjaśnień w zakresie związanym
z informacjami opublikowanymi w tych działach BIP, za prowadzenie których redaktor odpowiada;

6) zgłaszanie redaktorowi naczelnemu strony BIP problemów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu strony BIP lub panelu Administracyjnego BIP;

7) zgłaszanie potrzeby zmian zakresu udostępnianych w BIP informacji, zmian w sposobie przygotowywania i przekazywania informacji do publikacji lub potrzebę zmian struktury BIP;

8) uczestniczenie w szkoleniach i spotkaniach organizowanych dla zespołu redakcyjnego BIP.

§ 7. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz osoby zatrudnione na samodzielnym stanowisku pracy odpowiadają za:

1) sprawowanie formalnego i merytorycznego nadzoru nad zakresem i sposobem publikowania
w BIP informacji posiadanych lub wytwarzanych przez komórkę organizacyjną, której pracą kieruje;

2) wnioskowanie za pośrednictwem redaktora naczelnego o nadanie stosownych uprawnień do panelu administracyjnego BIP pracownikowi jego komórki i wyznaczenie redaktora działu;

3) zapoznanie wszystkich pracowników komórki organizacyjnej z procedurą przygotowania
i publikowania informacji w BIP oraz z treścią niniejszego zarządzenia;

4) określenie, które informacje wytwarzane lub posiadane przez komórkę organizacyjną muszą być publikowane w BIP oraz wyznaczenie zasady ich przygotowania i przekazywania do publikacji;

5) udzielanie merytorycznej pomocy zespołowi redakcyjnemu BIP w sprawach związanych
z prowadzeniem BIP, zgodnie z zakresem działania komórki organizacyjnej;

6) wpisanie obowiązków redaktorów działu do zakresu zadań i czynności służbowych tych pracowników-dotyczy kierowników komórek organizacyjnych.

Rozdział 3.
Przekazywanie informacji publicznej do zamieszczenia w BIP

§ 8. 1. Pracownik, który w ramach swoich kompetencji wytwarza informację publiczną podlegającą publikacji w BIP lub odpowiada za jej przechowywanie, zobowiązany jest do przekazania jejw formie elektronicznejredaktorowi wraz z informacją zawierającą:

1) tytuł informacji (czego dotyczy);

2) sugerowane miejsce publikacji informacji na stronie BIP;

3) tożsamość osoby, która ją wytworzyła (imię i nazwisko) lub odpowiada za jej treść ( osoba, która podpisała dokument i w ramach swych kompetencji reprezentuje organ na zewnątrz);

4) datę wytworzenia informacji (podpisania dokumentu/ data zapisana w dokumencie);

5) okres przez jaki informacja powinna być publikowana w BIP.

2. Pracownik wymieniony w § 7  ust 1  przekazuje informację publiczną z wyłączeniem jawności danych prawnie chronionych poprzez skuteczne ich zakrycie wraz z komentarzem zawierającym:

1) zakres wyłączenia;

2) podstawę prawną wyłączenia jawności;

3) wskazanie organu lub osoby, które dokonały wyłączenia, a w przypadku, o którym mowa w art. 5  ust. 2, ustawy z dnia 6  września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej podmiot, w interesie którego dokonano wyłączenia jawności.

3. Za treść informacji publicznej odpowiada pracownik, o którym mowa w § 7  ust.1, który sprawdza również prawidłowość umieszczenienia informacji przez redaktora w BIP.

§ 9. 1. Przekazywanie informacji publicznej do zamieszczenia w BIP odbywa się za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej.

2. W nazwach przesyłanych plików zawierających informację publiczną nie należy stosować polskich znaków diakrytycznych tj. liter: ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż.

3. W przypadku plików większych niż 10 MB pracownik umieszcza kopię informacji publicznej w folderze "BIP" na serwerze sieciowym i wysyła redaktorowi informację, o której mowa w § 8  ust. 1  z adnotacją "folder BIP".

§ 10. Redaktorzy umieszczają informacje w formacie HTML oraz dodatkowo w załącznikach do pobrania.

Rozdział 4.
Struktura BIP

§ 11. 1. Za strukturę BIP odpowiada redaktor naczelny.

2. Struktura BIP może posiadać dodatkowe elementy, które nie zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68),

3. Zmiany w strukturze BIP obejmujące dodanie, modyfikowanie lub usunięcie jej elementu, dokonywane są:

1) z inicjatywy redaktora naczelnego w porozumieniu z komórką organizacyjną, której zmiana dotyczy;

2) na wniosek kierownika komórki organizacyjnej,  której zmiana dotyczy zawierający:

a) propozycję nazwy działu (katalogu) BIP,

b) wskazanie, jakie informacje będą w nim publikowane,

c) uzasadnienie konieczności funkcjonowania działu (katalogu) BIP,

d) wskazanie redaktora działu odpowiedzialnego za jego prowadzenie, za pomocą formularza stanowiącego załącznik nr 1  do zarządzenia.

4. Redaktor naczelny strony BIP może dokonać zmian w strukturze BIP, a także odmówić wprowadzenia zgłoszonych zmian, o ile proponowane zmiany zaburzyłyby spójność i przejrzystość struktury BIP.

Rozdział 5.
Karty usług

§ 12. 1. Karty usług sporządzane są elektronicznie przez pracowników świadczących usługi na rzecz interesantów zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2  do niniejszego zarządzenia.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1  zobowiązane są do aktualizacji kart usług w szczególności w związku z:

a) zmianą przepisów prawa, wpływających na informacje zawarte w kartach usług,

b) zmianami w strukturze organizacyjnej urzędu,

c) uzasadnionymi uwagami interesantów dotyczącymi czytelności obowiązujących kart usług,

d) innymi zmianami znacząco wpływającymi na treść kart usług.

3. Aktualizacji karty usługi dokonuje się poprzez stworzenie nowej karty.

4. Pracownicy, o których mowa w § 10 ust 1  zobowiązani są do sprawdzenia aktualności kart usług najpóźniej do dnia 30 czerwca każdego roku.

5. Aktualizacji karty usługi dokonuje się w terminie 21 dni od dnia wystąpienia przyczyny, o której mowa w § 10 ust. 2  w następujący sposób:

1) W ciągu 14 dni od dnia wystąpienia przyczyny aktualizacji karty usługi, pracownik odpowiedzialny za jej aktualizację przedstawia kartę do akceptacji bezpośredniemu przełożonemu;

2) Bezpośredni przełożony pracownika o którym mowa w § 10 ust. 1  w terminie 4  dni, dokonuje jej weryfikacji i akceptacji, a następnie przekazuje w formie elektronicznej zaktualizowaną kartę usługi do redaktora naczelnego celem jej umieszczenia na stronie BIP;

3) Redaktor naczelny umieszcza zaktualizowaną kartę usługi w zakładce E-BOI /„Jak załatwić sprawę”/ najpóźniej w terminie 3  dni od daty jej otrzymania.

6. Za treść karty usługi odpowiedzialny jest pracownik, o którym mowa w § 10 ust.1, a z racji nadzoru jego bezpośredni przełożony.

Rozdział 6.
Nadawanie uprawnień do administrowania danymi umieszczanymi na stronie podmiotowej BIP

§ 13. 1. Uprawnienia do panelu administracyjnego BIP posiadają wyłącznie członkowie zespołu redakcyjnego BIP.

2. Nadawanie i wycofanie uprawnień do panelu administracyjnego BIP, odbywa się wyłącznie na pisemny wniosek kierownika właściwej komórki organizacyjnej sporządzony przy pomocy formularza zgłoszeniowego stanowiącego załącznik nr 1  do zarządzenia.

3. Osobie wyznaczonej jako redaktor nadawany jest unikalny login i hasło za pomocą, którego loguje się do systemu.

4. Po nadaniu uprawnień i przydzieleniu loginu i hasła, redaktor naczelny niezwłocznie informuje
o tym fakcie osobę, której uprawnienia dotyczą, za pomocą poczty elektronicznej.

5. Każdy członek zespołu redakcyjnego BIP zobowiązany jest do zachowania w poufności przyznanego mu indywidualnego loginu i hasła dostępu do panelu administracyjnego BIP.

§ 14. Dla osób, którym przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia nadano i nie wycofano uprawnień do panelu administracyjnego BIP wypełnia się formularz zgłoszeniowy, o którym mowa w § 13 ust.2.

Rozdział 7.
Przepisy końcowe

§ 15. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec.

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 240, poz. 2407, z 2005 r. Nr 64, poz. 565 i Nr 132, poz. 1110, z 2010 r. Nr 182, poz. 1228, z 2011 r. Nr 204, poz. 1195 oraz z 2012 r. poz. 908.

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 240, poz. 2407, z 2005 r. Nr 64, poz. 565 i Nr 132, poz. 1110, z 2010 r. Nr 182, poz. 1228, z 2011 r. Nr 204, poz. 1195 oraz z 2012 r. poz. 908.