ZARZĄDZENIE NR 55/2003
Burmistrza Mirosławca
z dnia 20 października 2003
w sprawie powołania Komisji Przetargowej do oceny ofert złożonych w postępowaniu o udziele zamówienia publicznego w trybie przetargu nieogranicznego na "Zakup, dostawę i montaż sprzętu komputerowego do Gminnego Centrum Informacji przy Urzędzie Gminy i Miasta Mirosławiec"
Na podstawie art. 20a ust.1 i 5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy, zarządzam co następuje:
§ 1. Powołuję Komisję przetargową w składzie: Przewodniczący - Waldemar Kośmider Zastępca Przewodniczącego - Jadwiga Kamińska Sekretarz komisji - Bogusława Skrzypczyk Członek - Malgorzata Bendowska-Kowalska Członek - Robert Wroński
§ 2. Komisja przygotuje następujace dokumenty zapewniające poprawne postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego tj:
a) specyfikację istotnych warunków zamówienia,
b) druki i formularze niezbędne do przeprowadzenia postępowania.
§ 3.
1. Do zadań komisji przetargowej należeć będzie:
a) wydawanie i ewidencjonowanie wydanych SIWZ na podstawie złożonych wniosków od wykonwaców,
b) opracowanie złożonych zapytań i przygotowanie oraz przesyłanie udzielonych odpowiedzi,
c) przygotowanie niezbędnych druków i formularzy,
d) rozstrzyganie powstałych w toku postępowania sporów,
e) przyjmowanie i ewidencjonowanie złożonych ofert
2. Komisja dokona oceny złożonych ofert pod względem formalnym i merytorycznym.
3. Komisja rozpatrzy ważne oferty i dokona oceny ich zgodnie z kryteriami przyjętymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
4. Komisja dokona wyboru najkorzystniejszej z ofert o jakiej mowa w art. 27d ust.1 i art.2 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.
§ 4. Komisja dziala na podstawie regulaminu pracy komisji przetargowej, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 5.
1. Komisja rozpocznie prace z dniem powołania.
2. Komisja dokona publikacji ogłoszenia o wynikach postępowania po zatwierdzeniu protokołu przez burmistrza.
3. Komisja zakończy pracę po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej i zawarciu umowy.
§ 6. Zamawiający zapewni niezbędną obsługę komisji.
§ 7. Upoważnia się Przewodniczącego Komisji do zasięgania opinii ekspertów w koniecznych przypadkach.
§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 55/2003 Burmistrza Mirosławca z dnia 20 października 2003 r.
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
1. Komisja przetargowa dziala na podstawie: Zarządzenia wewnętrznego nr 55/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Mirosławiec z dnia 20 października 2003 r.
2. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.
3. Pracami komisji kieruje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności zastępca.
4. Do zadań komisji należy:
1) - zapoznanie się z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych,
2) - zapozanie się ze specyfikacją istotnych warunków zamowienia,
3) - przygotowanie odpowiednich druków (ZP),
4) - publiczne otwarcie ofert i sporządzenie zestawienia,
5) - wezwanie oferentów do złożenia oświadczenia zgodnie z art.22 ust.5 ustawy,
6) - dokonanie oceny złożonych ofert i wybór oferty najkorzystniejszej,
7) - sporządzenie protokolu ZP-1 i przedstawienie go do zatwierdzenia Przewodniczącemu Zarządu,
8) - dokonanie wyboru nowego oferenta w przypadku niepodpisania umowy przez oferenta, który wygrał przetarg (tylko w okresie związania ofertą i zgodnie z art.27c)
5. Komisja ma obowiązek przedstawić wniosek do Przewoniczącego Zarządu o odrzucenie oferty jeżeli:
1) - jest sprzeczna z ustawą lub specyfikacją istotnych warunków zamówienia,
2) - oferent nie złożył wymaganych oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w ustawie lub specyfikacj, zaproszeniu, a w szczególności nie wniósł wadium,
3) - nie uzupełnił w nakzanym terminie wymaganych, zgodnie z art.22 ust.2 ustawy oświadczeń lub dokumentów,
4) - jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji,
5) - jest nieważna na podstawie innych przepisów.
6. Komisja ma obowiazek przedstawić wniosek o unieważnienie postępowania, jeżeli powstała jedna z okoliczności przewidzianych w art. 27b ustawy:
1) - złożono mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu,
2) - cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką zamawiajacy przeznaczył na finansowanie zamówienia,
3) - wystapiła istotna zmiana okoliczności powodujaca, że prowadzenie postepowania lub realizacja zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć wcześniej,
4) - Zamawiający nie dopełnił obowiazku zamieszczenia ogłoszenia w BZP lub określił przedmiot zamówienia w sposób niezgodny z zasadami określonymi w ustawie albo postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie waznej umowy. O powstaniu w/w/ okoliczności komisja powiadamia uczestników postępowania wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.
7. Komisja nie ma prawa ujawnić:
1) - informacji, które stanowią ważny interes państwa,
2) - informacji, które stanowią ważne interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji, które zostały zastrzeżone przez oferenta w ofercie,
3) - informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porówniania ofert, z wyjatkiem informacji, które są jawne dla uczestników postępowania - zgodnie z art.25 ust.2 ustawy.
8. Komisja kończy pracę po zawarciu umowy z wybranym oferentem.
9. Komisji zabrania się:
a) dokonywac jakichkolwiek poprawek w ofercie,
b) zmieniać kryteriów,
c) zmieniać warunków zawartych w SIWZ,
d) naruszać przepisy ustawy i interpretowac je na korzyść którejkolwiek ze stron,
e) zataić dane, które mogą mieć wpływ na ocenę i wybór oferty,
f) wchodzić w konflikt z oferentem,
g) świadomie naruszac zasadę bezstronności przy rozpatrywaniu i ocenie ofert.
CZĘŚĆ JAWNA
Wstęp.
Przewodniczący komisji przetragowej wita przybyłych oferentów, oznajmia cel oraz omawia przebieg czynności jakie będą wykonywane. Przewodniczący przedstawia sklad komisji odczytując z dokumentu powołującego komisję.
Otwarcie ofert.
1. Komisja dokonuje otwarcia ofert zgodnie z art.43 ustawy.
2. Komisja odsyła nie otwarte oferty oferentów, którzy:
a) złożyli oferty po terminie,
b) wycofali sowje oferty przed uplywem terminu składania ofert.
3. Otwieranie ofert odbywa się w kolejności ich wpływu.
4. Po otwarciu każdej z ofert Przewodniczący ogłasza:
a) - kolejny numer oferty,
b) - datę i godzinę złożenia oferty,
c) - nazwę i siedzibe oferenta - kierując jednocześnie zapytanie:
d) - "Czy jest przesdtawiciel firmy?"
e) - odczytuje formularz OFERTA podając cenę oferty (cenę odczytuje się dwa razy)
f) - odczytuje wszystkie informacje składające się na ocebę ofert.
Z powyższych czynności komiosja sporządza zestawienie na druku ZP-41.
5. Po odczytaniu wszystkich ofert, Przewodniczący zawiadamia obecnych przedstawicieli oferentów o przypuszczalnym terminie zakończenia postępowania oraz o sposobie powiadomienia oferentów o wynikach (zgodnie z art.50).
6. Po odczytaniu wszystkich złożonych ofert komisja przygotowuje wezwania do złożenia oświadczeń zgodnie z postanowieniem art.22 ust.5 ustawy.
7. Przewodniczący komisji przetargowej zwraca się z zapytaniem do zebranych przedstawicieli oferentów:
a) Kto z zebranych oferentów wnosi sprzeciw do składu komisji?
b) Kto z zebranych oferentów zamierza złożyć oświadczenie w sprawie postępowania komisji lub inne mające związek z dokonanymi czynnościami?
- do członków komisji:
c) Kto z członków komisji pozostaje w sprzeczności z postanowieniami art.20 ustawy?
W przypadku złożenia pozytywnego oświadczenia, treść oświadczenia, po uzgodnieniu ze składającym, zapisuje się na druku ZP-42.
Na zakończenie części jawnej, Przewodniczący informuje zebranych oferentów o sposobie prowadzenia korenspondencjiw przypadku zapytań dotyczacych treści złożonej oferty.
CZĘŚĆ TAJNA
Na wniosek Przewodniczącego komisja może zasięgać opinii ekspertów, biegłych w przypadkach szczególnych i tego wymagających.
Ocena ofert i wybór oferty najkorzystniejzej dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy (art.2 pkt 8, art.48 ust.1 i art.49)
1. Przed przystąpieniem do ocenyzłożonych ofert komisja sprawdzi ich ważność pod względem formalnym. W tym celu komisja sprawdzi złożone oferty czy:
a) - wniesiono poprawnie wadium,
b) - zawiera wszystkie wymagane w SIWZ oświadczenia i dokumenty,
c) - kopie dokumentów zostały potwierdzone "za zgodność z oryginałem"
d) - oświadczenia złożone przez oferenta zawierają datęę, są opieczętowane pieczęcią firmy i są podpisane prez osobę do tego uprawnioną.
Z powyższych czynności komisja sporządza druk ZP-44.
W przypadku stwierdzenia w ofercie braku oświadczenia lub zaświadczenia potwierdzającego spełnianie warunków wynikajacych z postanowień art.22 ust.2 ustawy, wzywa się o jego uzupełnienie, okreslajac termin uzupełnienia. W przypadku nieuzupelnienia - oferta podlega odrzuceniu.
2. W trakcie badania ofert komisja sprawdza czy każda z ofert:
a) - spełnia warunki zawarte w ustawie,
b) - spełnia wymagania i warunki określone w SIWZ
c) przedmiot zamówienia jest zgodny z wymaganiami SIWZ
Z powyższych czynności sporzadza się druk ZP-46.
3. W przypadku stwierdzenia oczywistych omyłek, komisja dokona poprawek i przedłoży je do akceptacji oferentowi.
Z powyższych czynności sporządza się druk ZP-43
4. Komisja dokona wyboru najkorzystniejszej oferty stosując wyłącznie kryteria określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Kryteria, ich znaczenie oraz opis zgodnie ze SIWZ stanowią podstawe do badania i oceny złożonych ofert.
5. Komisja dokona oceny ważnych ofert, stosując jednolity system punktowania tzn.:
1- każde kryterium i podkryteria będą oceniane w skali punktowej 0-100,
2- najkorzystniejsze wymierne (określone przy pomocy liczb) dane z oferty podlegajace ocenie, będą ocenione maksymalną ilością punktów tj. równą 100; pozostałe będą przeliczane proporcjonalnie w stosunku do najlepszego,
3 - najkorzystniejsze (ale nie wymierne- dotyczy tylko zakresu uslug wymienionych w art. 6 ust.2 ustawy) dane z oferty podlegające ocenie, będą ocenione, maksymalną ilością punktów tj. równą 100, pozostałe będą oceniane przez członków komisji indywidualnie w stosunku do najlepszych.
Kryteria niewymierne oceniane będą w przyjętej skali, indywidualnie przez każdego z czlonków komisji z zachowaniem należytej staranności.
Oceny poszczególnych członków komisji zostaną zapisane w zestawieniu zbiorczym, następnie pomnożone przez procentową wartość wagi za każde kryterium określone w SIWZ.
Z czynności powyższych sporządza się "zbiorcze zestawienie oceny ofert".
6. Kolejność (ranking) ofert zostanie ustalona wg otrzymanych punktów obliczonych jw. Ofertą najkorzystniejszą jest oferta która otrzymała największą ilość punktów.
7. W przypadku wniesienia protestu, komisja zawiesi swoją pracę, do czasu rozpatrzenia protestu, nie dlużej jednak niż na 7 dni (lub wznowi dzialalność jeżeli wystąpią okolioczności określone w art. 85 ust.1 pkt1-3 ustawy o zamówieniach publicznych)
8. Komisja w toku postępowania sporządza protokół ZP-1 wraz ze wszystkimi załącznikami.
9. Po zakończeniu pracy tj. po dokonaniu wyboru (lub unieważnienia postępowania) komisja przedstawi protokół do zatwierdzenia Przewodniczącemu Zarządu.
10. W przypadku odmowy zawarcia umowy przez wybranego oferenta, komisja dokona wyboru innego oferenta spośród ofert ocenionych - następnego w kolejności z listy (ZP-53), jeżeli spełnione są warunki wynikające z art. 27c ustawy.
Powyższe czynności może komisja wykonać tylko w okresie związania ofertą.
11. Komisja przygotuje ogłoszenie o wynikach postępowania do opublikowania zgodnie z art.50 ustawy i rozzesle je listem poleconym do wszystkich oferentów na druku ZP-150.
12. Komisja kończy prace w dniu zawarcia umowy z wybranym oferentem.
Załącznikeim do niniejszego regulaminu jest 'Kolejność czynności w trakcie postępowania przetargowego".
