ZARZĄDZENIE NR 64 BURMISTRZA MIROSŁAWCA z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie wprowadzenia

Instrukacja określa organizację i zakres działania Archiwum w Urzędzie Gminy i Miasta oraz zasady i tryb postępowania z powstającą, nadsyłaną i składaną w Urzędzie dokumentacją.

Całość dokumentacji w Urzędzie dzieli się na materiały archowalne i dokumentację niearchiwalną.

Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna, statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez wzgledu na sposób jej wytwarzania mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materialy archiwalne stanowią część składową zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być zniszczone.

Dokumentacją niearchiwalną określa się dokumentację inną niż wymienione w podpunkcie "1" nie stanowiącą materiałów archiwalnych.

Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:

Urząd Gminy posiada jedno archiwum zakladowe, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulami organizacyjny Urzędu.

Lokal archiwum zakladowego w Urzędzie Gminy powinien posiadać conajmniej magazyn służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. Prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obslugującego archiwum zakładowe w miejscu jego pracy.

Lokal archiwum zakladowego powinien odpowiadać następującym wymogom:

Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. "A")i dokumentację niearchiwalną (kat."B") wymienione w pkt.2.

Do zakresu działań archiwum zakładowego należy:

Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.

Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien posiadać średnie wykształcenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych, odpowiednio udokumentowane.

Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakladowe należy:

Okres przechowywania dokumentacji na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac, pracownik może korzystać na prawach wypożyczenia z archiwum zakładowego.

Archiwum zakładowe przejmuje akta od pracowników Urzędu Gminy:

Miejsce przechowywania:

Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi cyframi arabskimi.

Nadanie sygnatury:

Archiwum zakladowe rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im kolejne numery z niego wynikające. Przyjęte teczki akt oznacza swoją sygnaturą tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji danego spisu.

Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów służbowych tj. dla potrzeb pracownika, na żądanie organów kontrolnych oraz dla celów naukowo-badawczych. Udostępnione są całe teczki akt a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.

Udostępnanie akt dla celów służbowych:

Udostępnainie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt pracownika, który chce korzystac z akt. Karty udostępniania akt należy numerowac kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres jednego jednego roku od chwili zwrotu wypożyczonych akt.

Udostępnianie akt dla celów naukowo-badawczych:

Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach okreslonych w odrębnych przepisach.

Miejsce udostępnienia i korzystania z akt:

Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nazrorem osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjetych z regalu akt wkłada się kartonową zakładke, na której należy wpisać date udostępnienia akt.

Odpowiedzialność za udostępnione akta:

Korzystający zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i ich zwrot w wyznaczonymt terminie.

Odbiór udostępnionyc akt:

Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na karcie udostępnienia w obecności osoby zwracającej akta.

W uzasadnionych wypadkach i za zgoda kierownika zakładu mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego.

W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt:

W drugim półroczu każdego roku proacownik odpowiedzialny za archiwum zakladowe dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie nalezy rozumieć:

W powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielenia akt archiwista zawiadamia swego przełożonego w celu powołania komisji i ustalenia wydzielenia akt. Sklad komisji ustala kierownik zakladu. W sklad komisji wchodzą; bezpośredni zwierzchnik pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, przedstawiciele pracowników Urzędu, których akta podlegają brakowaniu, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe.

Do zadań komisji należą:

Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat."A"), może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (kat."B") do kat. "A' oraz zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

Archiwum zakładowe, po uzgodnieniu z wlaściwym terenowo archiwum państwowym, może przekazać wlasne materiały archiwalne na wieczyste przechowywanie wlaściwemu archiwum państwowemu na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.

Materialy archiwalne, o których mowa w pkt 11 przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, które sporządza się w trzech egzemplarzach. Spisy podpisuje pracownik archiwum zakładowego oraz kierownik Urzędu. Dwa egzemplarze spisów przesyła sie do archiwum państwowego na dwa tygodnie przed zamierzonym terminem przekazania akt. Jeżeli archiwum zakladowe nie zglosi zastrzeżeń w okresie dwóch tygodni, akta przekazuje się zgodnie z wysłanym uprzednio spisem.

Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego pokrywa w całości jednostka przekazująca.

Wydzielenie i przechowywanie akt przeznaczonych na makulaturę:

Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić i przechowywać w kolejności wyszczególnienia w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę do czasu uzyskania akceptacji kierownika Urzędu.

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej:

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulatur, komisja przedkłada kierownikowi Urzędu lub osobie przez niego upoważnionej w celu uzyskania akceptacji.

Dokonywanie adnotacji o wybrakowaniu akt:

Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po otrzymaniu akceptacji i przekazaniu akt skladnicy surówców wtórnych dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu akt.

Prawo do kontroli archiwum:

Prawo kontroli archiwum zakładowego mają osoby legitymujace się upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli oraz osoby upowąznione przez kierownika zakladu.

Kontrola wewnętrzna:

Kontrola wewnetrzna ma na celu skonfrontowanie stanu zawartości archiwum zakladowego z prowadzoną ewidencją i prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe.

Protokół z kontroli:

Jeżeli z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół, podpisuje go przeprowadzający kontrolę, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe i kierownik jednostki organizacyjnej.

W przypadku utraty materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej kierownik zakladu zobowiązany jest powiadomić wlaściwy organ ścigania.

Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum zakładowego - przekaznie calej dokumentacji następcy powinnonastąpić protokolarnie.

Nr 1 - spis zdawczo-odbiorczy

Nr 2 - wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

Nr 3 - karta udostępniania akt

Nr 4 - spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

Nr 5 - protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

Nr 6 - spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.

.............................................................................

(Pieczęć państwowej jednostki organizacyjnej przekazującej materialy archiwalne)

materiałów archiwalnych ..............................................................................................................................

przekazywanych do Archiwum Państwowego w ...........................................................................................

Pieczątka Urzędu Gminy

Karta udostępniania akt nr .......................**)

Data ....................................**) Termin zwrotu akt ..............................................**)

Proszę o udostępnienie *) - wypożyczenie *) akt powstałych w Urzędzie Gminy na stanowisku ........................................................................................ z lat .................................................................

o znakach ....................................................................... i upoważniam do ich wykorzystania*) - odbioru *) Ob ............................................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

........................................................

podpis

_____________________________________________________________________________________

Zezwalam na udostępnieni *) - wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt.

.......................................................

podpis

_____________________________________________________________________________________

*) zbędne skreślić

**) wypelnia składnica akt

.................................................................................

( nazwa zakładu pracy i stanowisko)

.....................................................................................

(nazwa i adres Urzędu)

Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska czlonków Komisji)

1 ...........................................................................................................

2 ...........................................................................................................

3 ...........................................................................................................

4 ...........................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ...................... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz że uplynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący Komisji ..........................................................

Członkowie Komisji .............................................................

...............................................................

...............................................................

zał.

................... kart spisu

................... pozycji spisu

SPIS MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH PRZEKAZANYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO