ZARZĄDZENIE NR 61 BURMISTRZA MIROSŁAWCA z dnia 30 czerwca 2015 r. w sprawie wprowadzenia "Regulaminu współpracy Gminy iMiasta Miroslawiec z organizacjami pozarządowymi".

ZARZĄDZENIE NR 61

Burmistrza Mirosławca

z dnia 30 czerwca 2015 r.

w sprawie wprowadzenia "Regulaminu współpracy Gminy i Miasta Mirosławiec z organizacjami pozarządowymi ”.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. 2013 r., poz. 594 z późn. zm.1) ) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się „Regulamin współpracy Gminy i Miasta z organizacjami pozarządowymi”.

§ 2. Regulamin, o którym mowa w § 1 stanowi załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 4. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Miasta Mirosławiec.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

1)Zm. poz. 645 i 1318 oraz z 2014 r. poz. 379 i 1072.

Załącznik do Zarządzenia Nr 61

Burmistrza Mirosławca

z dnia 30 czerwca 2015 r.

Regulamin współpracy Gminy i Miasta Mirosławiec z organizacjami pozarządowymi

Rozdział 1.

ZASADY ZLECANIA REALIZACJI ZADAŃ PUBLICZNYCH

Gmina i Miasto Mirosławiec zlecając lub powierzając organizacjom pozarządowym realizację zadań publicznych będzie się kierowała zasadami:

· pomocniczości – co oznacza, że lokalne problemy powinny być rozwiązywane
u samego źródła, tj. na tym szczeblu na którym powstają; samorząd powinien przekazywać organizacjom pozarządowym wraz z niezbędnymi zasobami - zadania, które organizacje chcą i są
w stanie zrealizować.

· suwerenności – co oznacza, że samorząd i organizacje pozarządowe zachowują niezależność we wzajemnych relacjach; strony nie muszą przyjmować realizacji zadania, o ile warunki nie są dla nich możliwe do przyjęcia.

· partnerstwa – co oznacza, że współpraca opiera się na współdecydowaniu i współodpowiedzialności; partnerzy dążą by realizować zadania wspólnie włączając swoje zróżnicowane zasoby i kompetencje w oparciu o partnerską umową pomiędzy stronami.

· efektywności – co oznacza, że wybór formy realizacji zadania publicznego samorząd powinien dokonywać w oparciu o reguły gospodarności, jakości i użyteczności możliwych rozwiązań oraz szanowania publicznych zasobów; wymaga to określenia standardu realizacji zadania, uwzględnienia odpowiedniego czasu jego realizacji oraz monitoringu i ewaluacji zleconych zadań i założonych celów.

· uczciwej konkurencji – co oznacza, że wszystkie organizacje pozarządowe mają równe szanse i równy dostęp do możliwości współpracy z samorządem, w tym do realizacji konkretnego zadania; strony powinny unikać konfliktu interesów, tworząc jawne, powszechnie dostępne procedury wyboru, realizacji i rozliczania zadań publicznych.

· jawności – co oznacza dla każdego łatwość dostępu do informacji o możliwości współpracy władz publicznych z organizacjami pozarządowymi, w tym zwłaszcza o procedurach naboru, realizacji i rozliczania zadań publicznych; organizacje zaś mają obowiązek udostępniania informacji w zakresie w jakim wykonują one zadania publiczne i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa.

§ 1. Ogłaszanie o konkursie ofert:

1) zarządzenie w sprawie ogłoszenie konkursu ofert na realizację zadania publicznego wydaje Burmistrz Mirosławca;

2) ogłoszenie o konkursie powinno zawierać przynajmniej:

a/ rodzaj wspieranych zadań:

- wspieraną dziedzinę i w jej obrębie wspierane przedsięwzięcia,

- wysokość środków przeznaczonych na realizację zadania,

b/ zasady przyznawania dotacji, w tym:

- wskazanie czy zadanie jest jednoroczne, czy wieloletnie,

- uwzględnianie w kosztach realizacji zadań zarówno wydatków merytorycznych (kosztów bezpośrednich), jak i administracyjnych (kosztów pośrednich) związanych z realizacją tego zadania,

- wskazanie czy istnieje możliwość składania przez organizacje pozarządowe ofert wspólnych,

- zapewnienie przez realizatora zadania równego dostępu beneficjentów ostatecznych do świadczonych w ramach zadnia usług

c/ termin i warunki realizacji zadania,

d/ miejsce i termin składania ofert,

e/ standardy realizacji zadania,

e/ kryteria wyboru ofert,

f/ tryb i termin dokonania wyboru ofert.

§ 2. Składanie ofert na realizację zadania publicznego:

1) organizacja składa ofertę na realizację zadania publicznego, w trybie konkursu otwartego, na właściwym formularzu.

2) Burmistrz Mirosławca podaje do publicznej wiadomości wykaz wszystkich zgłoszonych ofert obejmujący przynajmniej:

- nazwę oferenta,

- nazwę zadania,

- wysokość wnioskowanej dotacji.

§ 3. Tryb powoływania i zadania komisji konkursowej do oceny ofert:

1) Burmistrz Mirosławca każdorazowo po ogłoszeniu otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych powołuje w formie zarządzenia komisję konkursową do oceny złożonych ofert.

a) w skład komisji wchodzą eksperci; w liczbach równoważących się, przedstawiciele Gminy i Miasta Mirosławiec i organizacji pozarządowych,

b) kandydatami na członków komisji konkursowej mogą być członkowie organizacji oraz osoby wskazane przez organizacje (nie będące ich członkami), upełnomocnione do reprezentowania organizacji w procedurach konkursowych; nie mogą być powoływani reprezentanci organizacji, które ubiegają się w danym postępowaniu konkursowym o środki z budżetu Gminy i Miasta Mirosławiec lub pozostający z oferentami w takich relacjach, które mogłyby wywołać podejrzenie o stronniczość lub interesowność,

c) członkowie komisji podpisują deklaracje bezstronności,

d) szczegóły dotyczące trybu powoływania komisji konkursowej i zasad jej działania reguluje uchwała Rady Miejskiej w Mirosławcu dotycząca Programu Współpracy Gminy i Miasta Mirosławiec z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art.3 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

2) Do zadań komisji konkursowej należy w szczególności:

a) ocena ofert pod względem merytorycznym, z uwzględnieniem kryteriów określonych w treści ogłoszenia konkursowego,

b) przygotowanie propozycji podziału środków pomiędzy oferentami.

§ 4. Wybór ofert i ogłoszenie wyników postępowania konkursowego:

1) ostatecznego wyboru najkorzystniejszych ofert wraz z decyzją o wysokości kwoty przyznanej dotacji dokonuje Burmistrz Mirosławca.

2) wyniki postępowania konkursowego ogłasza Burmistrz Mirosławca poprzez zarządzenie podając dla każdego zadania przynajmniej:

- nazwę organizacji,

- nazwę przekazanego do realizacji zadania,

- kwotę dotacji.

3) karty ocen poszczególnych ofert zawierają uzasadnienie dokonanej oceny i są udostępniane na żądanie.

§ 5. Standardy informowania o konkursie na realizację zadania:

1) Informacje dotyczące ogłaszanego przez Burmistrza Mirosławca konkursu na realizację zadania publicznego powinny być zamieszczane obowiązkowo przynajmniej na tablicy informacyjnej Urzędu Miejskiego w Mirosławcu, w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej.

2) Dotyczy to zwłaszcza:

- ogłoszenia o konkursie ofert,

- wykazu wszystkich zgłoszonych ofert,

- ogłoszenia wyniku postępowania konkursowego.

§ 6. Umowa o realizację zadania publicznego przez organizację:

1) Burmistrz Mirosławca  zawiera z organizacjami umowę na realizację zadania publicznego obejmującą kosztorys i harmonogram.

2) umowa między innymi:

a) przewiduje możliwość dokonywania przesunięć wydatków pomiędzy pozycjami budżetowymi,

b) określa maksymalne wartości przesunięć pomiędzy pozycjami budżetowymi

c) obejmuje koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania

d) zawiera katalog kosztów nie kwalifikowanych

e) określa czy dopuszcza się koszty inwestycji związanych z realizacją zadania.

§ 7. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego:

1) w określonym w umowie terminie organizacja składa na właściwym formularzu sprawozdanie z wykonania zadania publicznego, zawierające w szczególności:

a) jak zostały osiągnięte cele,

b) opis wykonania zadania wraz z liczbowym określeniem skali działań i z rezultatami,

c) rozliczenie wydatków uwzględniające rodzaj kosztów i źródła finansowania oraz zestawienie faktur/rachunków.

§ 8. Składanie ofert na realizację zadania publicznego poza konkursem otwartym:

1) organizacja może z własnej inicjatywy, poza konkursem otwartym, złożyć wniosek w formie oferty na realizację zadania publicznego,

2) wnioski, o których mowa w pkt. 1) Burmistrz Mirosławca podaje do publicznej wiadomości wskazując przynajmniej: nazwę wnioskodawcy, nazwę i zakres zadania oraz wnioskowaną i przyznaną wielkość środków z budżetu gminy.

Rozdział 2.

UDOSTĘPNIANIE ZASOBÓW SAMORZĄDU DLA REALIZACJI PRZEZ ORGANIZACJE POZARZĄDOWE ZADAŃ PUBLICZNYCH

§ 9.

1. Udostępnianie materialnych zasobów samorządu:

1) lokale użytkowe i pomieszczenia- na preferencyjnych warunkach udostępniane będą lokale i pomieszczenia (np. sale na spotkania/konferencje) dla organizacji realizujących zadania samorządu terytorialnego

2) obiekty/przestrzeń publiczna - organizacje pozarządowe mogą przy realizacji zadań publicznych korzystać nieodpłatnie lub na warunkach preferencyjnych z obiektów/przestrzeni publicznej (np. boisko, skwer, sala gimnastyczna, świetlica) po uzyskaniu zgody zarządcy,

3) sprzęt i wyposażenie - organizacje pozarządowe mogą przy realizacji zadań publicznych korzystać nieodpłatnie lub na warunkach preferencyjnych ze sprzętu i wyposażenia będącego w dyspozycji samorządu gminy (np. meble i wyposażenie biurowe, sprzęt multimedialny, nagłaśniający, oświetleniowy, instrumenty, konstrukcja sceniczna) po uzyskaniu zgody zarządcy,

2. Procedura korzystania z zasobów:

1) organizacje ubiegające się o możliwość korzystania z zasobów samorządu składają,
z przynajmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, pisemny wniosek podając rodzaj oczekiwanych zasobów i termin ich wykorzystywania,

2) organizacje korzystają z zasobów samorządu na podstawie pisemnej zgody dysponenta zasobów,

3) korzystając z zasobów organizacja zobowiązuje się między innymi do zwrotu sprzętu w określonym terminie i w nie pogorszonym stanie,

4) korzystająca z zasobów organizacja ponosi za nie materialną odpowiedzialność,

§ 10. Udostępnianie kanałów informacji i narzędzi promocji:

1) w miarę posiadanych możliwości Gmina i Miasto Mirosławiec będzie umożliwiała organizacjom pozarządowym, na ich wniosek, wykorzystywanie używanej przez siebie infrastruktury informacyjno-promocyjnej (może to polegać np. na udostępnianiu miejsca na stronie www oraz na tablicach i słupach ogłoszeniowych, na wspólnym redagowaniu informacji o zadaniach realizowanych przez organizacje pozarządowe, na udziale przedstawicieli organizacji pozarządowych w konferencjach prasowych organizowanych przez Urząd, czy w spotkaniach z zagranicznymi partnerami).

2) Burmistrz każdorazowo indywidualnie ustali szczegółowe zasady wykorzystywania przez organizację pozarządową infrastruktury informacyjno-promocyjnej.

§ 11. Udzielanie patronatów:

1) w szczególnych przypadkach, dla zadań o istotnym znaczeniu dla gminy, Burmistrz Mirosławca może objąć patronatem lub wejść w skład komitetu honorowego przedsięwzięcia będącego zadaniem publicznym realizowanym przez organizacje pozarządową.

2) uzasadniony wniosek o przyznanie patronatu składa organizator przedsięwzięcia nie później niż 30 dni przed dniem jego rozpoczęcia, chyba że Burmistrz wyrazi zgodę na skrócenie tego okresu.

3) przyznanie patronatu nie oznacza deklaracji wsparcia finansowego lub organizacyjnego przedsięwzięcia.

4) informacja o przyznaniu przez Burmistrza patronatu zamieszczana jest na stronie internetowej Gminy i Miasta Mirosławiec.

5) w przypadku przyznania patronatu organizator jest zobowiązany do umieszczenia informacji na wszystkich materiałach promocyjnych i informacyjnych.

§ 12. Udzielanie przez samorząd wsparcia merytorycznego realizatorom zadań:

1) w strukturze Urzędu funkcjonuje stanowisko ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi,

2) organizacjom realizującym zadania publiczne Gmina i Miasto Mirosławiec udziela wsparcia merytorycznego przez organizowanie szkoleń, doradztwa, konsultacji w zakresie wykonywanych zadań,

3) wsparcie, o którym jest mowa w pkt 2 udzielane jest bezpłatnie.

§ 13. Pozyskiwanie przez organizacje środków na finansowanie zadań realizowanych z partnerem zewnętrznym.

1. Na uzasadniony wniosek organizacji pozarządowej Burmistrz Mirosławca może:

1) udzielić rekomendacji organizacji pozarządowej ubiegającej się o pozyskanie środków finansowych ze źródeł zewnętrznych,

2) dofinansować realizowany przez organizację pozarządową projekt współfinansowany z innych źródeł na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Rozdział 3.

PARTNERSTWO PROJEKTOWE

§ 14. Cele i zasady tworzenia partnerstw:

1) inicjowanie partnerstwa projektowego dla realizacji zadania publicznego służy wzmocnieniu partnerów dzięki efektywnemu wykorzystaniu zasobów osobowych i rzeczowych partnerów.

2) przy wybieraniu partnerów niepublicznych do projektów realizujących zadania samorząd będzie kierował się zwłaszcza zasadą efektywności i konkurencyjności.

§ 15. Procedury tworzenia i funkcjonowania partnerstw:

1) partnerstwa projektowe mogą być inicjowane przez samorząd jak i organizacje pozarządowe

2) partnerstwo projektowe pomiędzy samorządem gminy a organizacją pozarządową zawierane jest na podstawie umowy określającej przynajmniej:

- zakres zadań każdego z partnerów,

- prawa i obowiązki partnerów,

- zasady podejmowania decyzji,

- sposób reprezentowania partnerstwa.

3) procedurę zawierania partnerstwa projektowego określają odrębne przepisy.

Rozdział 4.

KONSULTACJE SPOŁECZNE

§ 16. Informowanie o prowadzeniu konsultacji społecznych:

1) informacje dotyczące prowadzenia konsultacji społecznych powinny być zamieszczane obowiązkowo przynajmniej w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Gminy i Miasta Mirosławiec oraz na tablicy informacyjnej Urzędu Miejskiego.

2) ogłoszenie w sprawie przeprowadzenia konsultacji społecznych powinno zawierać przynajmniej: terminy ich przeprowadzenia; informację o tym, kto jest osobą odpowiedzialną za proces konsultacji z ramienia Urzędu; miejsce, sposób i termin, do którego można zgłaszać propozycje, uwagi, wnioski, opinie.

3) po zakończeniu prowadzenia konsultacji społecznych przedstawia Radzie Miejskiej w Mirosławcu oraz podaje do wiadomości publicznej informację o przebiegu konsultacji społecznych; powinna ona zawierać:

a) podstawę prawną ogłoszenia konsultacji,

b) termin rozpoczęcia i zakończenia konsultacji,

c) przedmiot konsultacji,

d) formę konsultacji,

e) wynik konsultacji.

§ 17. Zasady prowadzenia konsultacji:

1) organizacje powinny otrzymać od organizatora konsultacji wszelkie istotne materiały,

2) organizacje mogą składać uwagi i opinie na formularzu, którego wzór określono w odrębnych przepisach,

3) po dokonaniu analizy wniesionych uwag oraz opinii Burmistrz Mirosławca udziela odpowiedzi wskazując z uzasadnieniem, które uwagi i sugestie zostały uwzględnione, a które odrzucone.

4) wyniki konsultacji są podawane do wiadomości, zwłaszcza wszystkim zainteresowanym organizacjom.

§ 18. Konsultowanie projektów aktów prawnych:

1) Gmina i Miasto Mirosławiec będzie konsultować ze środowiskiem organizacji pozarządowych przynajmniej te akty prawne, których zakres dotyczy sfery działalności statutowej tych organizacji, zwłaszcza Program Współpracy Gminy i Miasta Mirosławiec z Organizacjami Pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art.3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

2) szczegółowy sposób konsultowania z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art.3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie projektów aktów prawa miejscowego określa Rada Miejska we właściwej uchwale.

Rozdział 5.

PROGRAM WSPÓŁPRACY SAMORZĄDU Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI

§ 19. Informacja o rozpoczęciu prac.

Burmistrz informuje co roku organizacje o rozpoczęciu prac nad Program Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art.3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok przyszły i zaprasza organizacje do zgłaszania propozycji do Programu.

§ 20. Zawartość Programu.

Program Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art.3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie określa Rada Miejska w formie uchwały ustalając jego szczegółową zawartość.

§ 21. Sprawozdanie z realizacji Programu:

1) sprawozdanie przedstawia Burmistrz Mirosławca Radzie Miejskiej w Mirosławcu w trybie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

2) sprawozdanie powinno zawierać w szczególności:

a) łączną kwotę przeznaczoną przez Gminę i Miasto Mirosławiec na zadania publiczne przekazane do realizacji przez organizacje pozarządowe,

b) wykaz zadań oraz wysokość środków przekazanych do realizacji organizacjom pozarządowym z pominięciem otwartego konkursu ofert obejmujący przynajmniej nazwę organizacji, przedmiot umowy i kwotę,

c) wykazy zadań przekazanych do realizacji organizacjom pozarządowym w trybie otwartych konkursów ofert obejmujące przynajmniej nazwę organizacji, przedmiot umowy i kwotę,

d) wykaz organizacji, które skorzystały z niefinansowego wsparcia oraz jego rodzaj,

e) wykaz innych działań zrealizowanych na rzecz organizacji pozarządowych.

§ 22. Informowanie w sprawie Programu.

Informacje dotyczące Programu Współpracy Samorządu z Organizacjami Pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art.3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie powinny być zamieszczane zwłaszcza:

- na tablicy informacyjnej Urzędu Miejskiego,

- w Biuletynie Informacji Publicznej,

- na stronie internetowej Gminy i Miasta Mirosławiec.